3 passos simples para gerenciar equipes e escritórios remotos

Manter equipes e escritórios remotos costuma significar crescimento, o que é algo positivo. No entanto, essa opção tem seu conjunto exclusivo de desafios. Mapeamos esses desafios para você e conseguimos as melhores dicas para superá-los, sugeridas por nossos clientes que mais crescem. 

Quando Lou Hoffman, diretor da empresa global de RP Hoffman.com, mudou-se com a família para abrir sua filial no Reino Unido, ele descobriu em primeira mão qual era a sensação de ser o cara que trabalha no escritório internacional. Leigh Buchanan descreve a experiência dele em sua entrevista com ele para a Inc.com. “Algo que Hoffman descobriu é que eles (os funcionários internacionais) sentiam ocasionalmente as dores do descaso. Por exemplo, ele sabia que, quando os servidores do e-mail corporativo caíam, as diferenças de fuso horário faziam com que a equipe global talvez precisasse esperar horas até o restabelecimento do serviço. Quando estava sentado tranquilamente no Vale do Silício, Hoffman considerava esses atrasos aceitáveis. Porém em Londres, desprovido do e-mail por horas enquanto aguardava a abertura do escritório nos EUA, ele mudou de opinião.”

Esse episódio sincero demonstra como até mesmo nos dias de hoje, gerenciar equipes remotas ou distribuídas oferece muitos desafios. O maior desafio é garantir que a equipe remota continue sendo uma parte real da empresa. Manter alinhadas tanto as tarefas quanto as metas é uma tarefa difícil. Ao gerenciar uma empresa com equipes em mais de um local, você está constantemente tentando evitar atrasos causados pela falta de alinhamento e potencializados pelas diferenças de fuso horário. Com base em nossa experiência de trabalho com centenas de gerentes e milhares de funcionários, confira alguns sinais prévios dos desafios de equipes remotas.

Teste-se: será que sofro de sinais prévios de gerenciamento de equipes remotas?

• Sinal nº. 1: busca de novas ferramentas
  Você está sempre em busca de novas ferramentas para manter todos alinhados? Por exemplo, ferramentas de comunicação ao vivo, ferramentas de compartilhamento de conhecimento, ferramentas de colaboração e ferramentas de gerenciamento de tarefas colaborativas.
• Sinal nº. 2: criação de atualizações
  Você passa pelo menos uma hora por dia criando resumos para atualizar a equipe remota? E costuma obter o feedback deles apenas 24 horas após o envio, incluindo perguntas de acompanhamento e críticas?
• Sinal nº. 3: propriedades poucos claras
  Quando as tarefas atrasam, você sabe a quem recorrer para obter respostas? Ou é difícil descobrir quem era responsável pelo quê?

Caso tenha respondido positivamente a pelo menos uma destas perguntas, você pode estar enfrentando alguns desafios para gerenciar suas equipes remotas. Mas não se preocupe, trouxemos algumas ótimas dicas para ajudar você a superar esses desafios.

Como gerenciar equipes remotas de forma bem-sucedida em 3 passos simples

1. Crie um roteiro para todos

Crie um único roteiro para toda a empresa, em vez de um um roteiro para a equipe de marketing, outro para a equipe de P&D, outro para a equipe de produto, etc. Este roteiro deve ser comunicado e estar acessível a todos da empresa. Dessa forma, todas as equipes em todos os locais permanecerão alinhadas rumo às mesmas metas. Ele mantém todos focados e cria um senso de pertencimento a um esforço unificado.

2. Faça atualizações sobre tópicos, e não sobre pessoas

Em vez de criar atualizações sobre pessoas, crie atualizações referentes a tópicos ou projetos. Isso economizará grande parte do seu tempo. Se tornar essas atualizações acessíveis em um único local para todos os membros relevantes da equipe visualizarem, você economizará mais tempo. Colocar as atualizações em um único local significa que você não precisará enviar dúzias de e-mails e, em seguida, acompanhar todas as respostas. Em vez disso, os membros da equipe podem avaliar as atualizações relevantes e até mesmo comentar e discutir em um local central. Fazer atualizações sobre tópicos ou projetos permite que as equipes assumam qualquer tarefa facilmente, de A a Z, em todos os diferentes departamentos e equipes, com cada uma delas adicionando sua contribuição relevante.

3. Estabeleça um banco de dados de conhecimento unificado

Isso é decisivo e especialmente útil para empresas que estão integrando muitos funcionários novos. Como você provavelmente já está usando algum tipo de ferramenta de compartilhamento de conhecimento, aproveite-a para garantir que haja um único local para todo o conhecimento de que as pessoas precisam para fazer seus trabalhos. Quando todo o conhecimento relevante se encontra em um local central, não há lacunas de conhecimento ou tempo desperdiçado em conferências telefônicas de alinhamento.

Como a staging-mondaycomblog.kinsta.cloud ajuda seus clientes — e pode ajudar você — a gerenciar equipes remotas facilmente

A staging-mondaycomblog.kinsta.cloud traduziu tudo o que foi exposto acima em uma única solução. Na staging-mondaycomblog.kinsta.cloud, cada pessoa da empresa pode visualizar claramente o roteiro e entender o lugar onde se encaixa. Na staging-mondaycomblog.kinsta.cloud cada funcionário, em qualquer local, pode compartilhar e obter atualizações sobre projetos relevantes para seu trabalho. O compartilhamento de atualizações cria um banco de dados de conhecimento central acessível a todos. Na staging-mondaycomblog.kinsta.cloud, todos estão sempre alinhados.

• Um ferramenta para atualizações e compartilhamentos

A staging-mondaycomblog.kinsta.cloud é uma plataforma para toda a empresa onde todos contribuem com atualizações sobre seu progresso contínuo e se inscrevem somente aos tópicos relevantes. Isso significa que todos permanecem atualizados sobre aquilo de que precisam saber, mas não ficam sobrecarregados com informações. Nossos clientes dizem que usar a staging-mondaycomblog.kinsta.cloud reduz dramaticamente a quantidade de e-mails, conferências telefônicas e o tempo gasto com atualizações. Isso também significa que quando Jay, líder da sua equipe móvel em San Francisco, liga seu computador, a qualquer hora da noite ou do dia, todas as novas especificações já o estão aguardando, e sua equipe pode começar a trabalhar imediatamente.

• Atualizações construídas em torno de tópicos

Como as informações na staging-mondaycomblog.kinsta.cloud são construídas em torno de tópicos (à sua escolha), é fácil levar as coisas de A a Z. Um novo recurso, por exemplo, pode ser um tópico, para que os vários departamentos que estejam trabalhando nele atuem na etapa relevante e adicionem suas atualizações de progresso, para ser vista por todos os membros relevantes da equipe.

Dessa forma Sarah, sua designer baseada em Londres, recebe uma notificação porque é a vez dela de trabalhar na nova página inicial, com tudo de que ela precisa à disposição na staging-mondaycomblog.kinsta.cloud, incluindo o processo que levou a cada decisão – para que ela não precise esperar o dia raiar nos EUA para perguntar “por que vocês decidiram usar este logotipo ou aquele menu superior?”.

• Monitoramento simplificado

Quando um membro da equipe faz uma atualização sobre seu progresso na staging-mondaycomblog.kinsta.cloud, ele sempre pode marcar a próxima pessoa que deverá fornecer feedback, continuar a partir daí ou aprovar o projeto. Assim, nada é ignorado – e sinais de atrasos são revelados rapidamente e com transparência total.

O mais importante é se lembrar das práticas de trabalho básicas que fizeram você sair da condição de pequeno para grande, e de grande para ainda maior (como comunicação direta, transparência e colaboração em tempo real) – e encontrar as ferramentas e métodos para mantê-las conforme você cresce.

Autor da foto: David Chau