Gestão de recursos: uma análise completa

Você provavelmente já leu muitos artigos sobre gestão de projetos — “o que é”, “tudo o que você sempre quis saber”, “o guia completo” —, mas há um aspecto que costuma ser negligenciado: a importância da gestão de recursos. Por isso, vamos nos aprofundar no assunto e em como uma gestão bem feita pode ajudar você a desenvolver um portfólio de projetos de sucesso.

Este artigo explicará o que é, sua importância, o que um gerente de recursos faz e como você pode planejar a gestão de recursos usando o Work OS da staging-mondaycomblog.kinsta.cloud.

O que é gestão de recursos?

O gerenciamento de recursos envolve o planejamento, a programação e a alocação de recursos — como pessoas, habilidades, verba e ferramentas —, durante a preparação de um projeto. O objetivo é gerir os recursos adequadamente para agregar valor ao seu negócio.

Normalmente, os gerentes de projeto dividem os recursos disponíveis em duas categorias distintas:

• Recursos tangíveis são todos aqueles que você pode ver ou tocar. Isso inclui mão de obra, maquinário, propriedade, software ou dinheiro. 
• Recursos intangíveis são aqueles mais abstratos. Um recurso intangível pode ser a propriedade intelectual (como uma patente de tecnologia), uma ideia ou um conjunto específico de habilidades necessárias para realizar o trabalho.

Qual a importância da gestão de recursos?

A gestão de recursos é importante pois possibilita a conclusão de mais tarefas com menos recursos. Ao avaliar com precisão o que é necessário para executar uma tarefa, você utiliza uma abordagem “desperdício zero” para a gestão de projetos, o que aumenta a eficiência e permite reutilizar e reciclar recursos conforme necessário.

Para dar um exemplo da importância da gestão de recursos, digamos que você esteja planejando servir uma refeição em um grande evento que está organizando. Você não negociaria um número aleatório de pratos, certo? Em vez disso, você:

• Calcularia o número de convidados
• Determinaria o tamanho das porções
• Incluiria um orçamento de pratos “extra” para o caso de haver um número maior de convidados

Planejar os recursos corretamente garantiria que você não tivesse sobras ao final do evento. Você reduziria o desperdício e controlaria o orçamento. Assim funciona a gestão de recursos. Ela economiza tempo, dinheiro e transtornos para a sua equipe.

O que faz um gerente de recursos?

Um gerente de recursos é muito semelhante a um gerente de projetos, com uma diferença fundamental:

• O gerentes de projetos se concentra na gestão de tarefas, criando e atribuindo as atividades necessárias para a realização de um trabalho
• O gerentes de recursos é responsável pela alocação dos recursos necessários para a conclusão dessas tarefas

Se você tem uma equipe pequena, o gerente de projetos e o gerente de recursos podem ser a mesma pessoa. Mas lembre-se de que essas são duas funções totalmente diferentes atribuídas ao mesmo profissional.

Quais são os tipos de gestão de recursos?

Há quatro tipos principais de gestão de recursos: alocação, nivelamento, otimização e previsão.

1. Alocação de recursos

A alocação de recursos consiste em aproveitar ao máximo os recursos disponíveis. Isso significa avaliar todos os recursos existentes, analisar como eles podem ser usados de forma eficiente e, em seguida, implementar esses recursos para facilitar o trabalho da sua equipe.

2. Nivelamento de recursos

O nivelamento de recursos é um método que os gerentes usam para identificar recursos que estão sendo subutilizados ou mal alocados e, em seguida, reorganizá-los para otimizar a eficiência. Em termos de estoque, isso significa garantir que não haja falta nem excesso de produtos em seu inventário. Já para nivelar os custos gerais, você pode estender o cronograma de um projeto se precisar esperar que materiais mais baratos estejam disponíveis, por exemplo.

3. Otimização de recursos

A otimização de recursos visa a garantir que os recursos sejam distribuídos da forma mais homogênea possível ao longo do tempo. Se feito corretamente, os gerentes ainda cumprirão os prazos e objetivos do projeto, minimizando as flutuações causadas pela sobrecarga ou subutilização de recursos. Essa técnica envolve a modificação das datas de início e término das atividades em um projeto para evitar os altos e baixos.

4. Previsão de recursos

A previsão de recursos (ou planejamento da capacidade) prevê as necessidades futuras de recursos. Essa é uma parte essencial do planejamento de recursos, pois uma previsão precisa significa menos desperdício e uma execução mais rápida e barata.

Para fazer todas essas previsões, é necessário estar familiarizado com o ciclo de vida da gestão de projetos e ter uma boa noção da disponibilidade de recursos da organização. Um Work OS pode proporcionar esse nível de visibilidade, bem como acesso fácil aos seus projetos e recursos em um único local.

E se você quiser saber mais sobre alocação de recursos e como um Work OS pode facilitar esse processo, você está no lugar certo.

3 recursos comumente gerenciados

De modo geral, como gerente de projeto (ou gerente de recursos), há três tipos diferentes de recursos que ocuparão seu tempo.

1. Recursos humanos

Os recursos humanos são os membros da equipe que executam as tarefas do projeto. O RH pode incluir um espectro bastante amplo de tarefas de gestão, desde o recrutamento e a gestão do tempo até a medição do desempenho dos funcionários e de suas cargas de trabalho em relação aos KPIs. Como você já deve ter imaginado, a gestão de recursos é essencial para realizar essas tarefas.

O Work OS da staging-mondaycomblog.kinsta.cloud atua como um software abrangente de gestão de recursos humanos, fornecendo às equipes uma representação visual de suas operações de recrutamento e a posição de cada candidato no funil de contratação. Em nossa plataforma, você também pode:

• Usar o WorkForms para receber candidaturas de emprego a partir do site da sua empresa e enviá-las diretamente a um quadro onde será possível analisá-las
• Adicionar o widget de controle de tempo para monitorar se os membros da equipe estão usando o tempo de forma eficiente
• Acessar uma série de gráficos visualmente intuitivos sobre o desempenho, as metas e o feedback dos funcionários
• Escolher entre vários templates específicos de RH para ajudar você a começar de forma rápida e organizada

2. Recursos materiais

A gestão de materiais diz respeito aos recursos tangíveis de que sua equipe precisa para concluir uma tarefa. Isso pode incluir itens essenciais de escritório, como canetas esferográficas, artigos para eventos, canecas, laptops – qualquer item físico necessário como parte de uma tarefa mais ampla.

Se você tiver um projeto muito grande, talvez seja difícil monitorar dezenas de recursos em uma planilha. É aí que um Work OS (Sistema Operacional de Trabalho) como a staging-mondaycomblog.kinsta.cloud pode ser útil.

Nossas visualizações de mapa permitem que todos vejam a localização exata dos artigos e compartilhem rótulos para diferentes tipos de materiais em seus templates de fluxo de trabalho. Você também pode escolher entre as visualizações Gantt, Kanban, Calendário e Painel para saber o status de um recurso a qualquer momento.

3. Recursos de relacionamento

Quando os gerentes de recursos falam sobre gestão de relacionamentos, eles estão se referindo especificamente às relações profissionais com fornecedores, prestadores de serviços e subcontratados.

Você pode usar a staging-mondaycomblog.kinsta.cloud para colaborar com vários clientes e fornecedores externos, compartilhar formulários e permitir acesso seguro e limitado a elementos específicos de um fluxo de trabalho.

Temos até um template de Lista de fornecedores para ajudá-lo a acompanhar e gerenciar a lista de todos os profissionais com quem você faz negócios.

Quais são os benefícios da gestão de recursos?

A gestão de recursos pode parecer uma etapa extra no já longo processo de gestão de projetos, mas ela é absolutamente essencial se você quiser otimizar e utilizar com mais eficiência os seus ativos.

E há alguns outros benefícios que você obterá se investir antecipadamente na gestão de recursos:

A gestão de recursos ajuda a evitar contratempos 

59% das empresas de serviços profissionais consideram a “incapacidade de prever as necessidades de recursos do projeto” como um dos principais desafios de negócios. No entanto, ao dedicar tempo para compreender claramente o que você tem e como utilizar esses ativos, será possível prever os eventuais problemas antes que eles surjam. Com isso, você e sua equipe poderão evitar grandes dores de cabeça.

A gestão de recursos minimiza o burnout da equipe

O gerenciamento de recursos eficaz fará com que você evite a alocação excessiva de recursos, o que, de outra forma, prejudicaria a produtividade da sua equipe.

Por exemplo, um software de gestão de projetos como o Work OS da staging-mondaycomblog.kinsta.cloud oferece uma visão clara da carga de trabalho de todos os membros da equipe. Você pode verificar a capacidade para entender facilmente quem pode assumir mais tarefas e quem está sobrecarregado.

A gestão de recursos oferece segurança em caso de problemas

Digamos que seu projeto não atinja suas metas devido à falta de recursos. Isso acontece. Mas, se você puder demonstrar que planejou e gerenciou seus recursos adequadamente, as partes interessadas saberão que você fez todo o possível com os ativos disponíveis, reafirmando a confiança que têm em você.

A gestão de recursos aumenta a eficiência

A gestão dos seus recursos e o controle da alocação permitem que você entenda melhor como a sua equipe consome os recursos. Esses dados permitirão um planejamento preciso para o seu próximo projeto.

Assuma o controle do seu projeto com o template de gestão de recursos da staging-mondaycomblog.kinsta.cloud

O Work OS da staging-mondaycomblog.kinsta.cloud disponibiliza um template de gestão de recursos que permite planejar a alocação de ativos com precisão. Nós o ajudamos a visualizar todos os seus recursos de forma centralizada para que você possa acompanhar o que está sendo usado, por quanto tempo e quem é o responsável em tempo real.

Além de mais de 27 visualizações de fluxo de trabalho, como Gantt e Kanban, você terá acesso aos seguintes benefícios

• Função de exportação e importação do Excel para exportar seu template com apenas um clique. Por outro lado, você pode importar facilmente sua planilha do Excel e transformá-la em um quadro moderno na staging-mondaycomblog.kinsta.cloud.
• Visualização de mapa que fornece uma localização clara dos ativos em um mapa. Todos sempre saberão exatamente onde encontrar um recurso.
• Visualizações centradas em recursos que fornecem o status exato dos recursos, para que você não precise tentar rastrear o material pesquisando em milhares de arquivos. Você também terá acesso a um panorama do projeto.
• Panoramas financeiros que facilitam o acompanhamento e a gestão do orçamento do projeto.

Parece excelente, não é? Nós concordamos. Mas não acredite em nossa palavra. Teste grátis agora mesmo.

Perguntas frequentes

Qual é a primeira etapa da gestão de recursos?

Comece selecionando um projeto para trabalhar e determine os recursos essenciais nos quais você precisa se concentrar. Por exemplo, orçamento, materiais, tecnologia e pessoal.

Quais são alguns exemplos de gestão de recursos?

• Financeiro: o projeto está dentro do orçamento e há margem para despesas inesperadas?
• Pessoal: você tem os membros certos da equipe para executar esse projeto e eles têm as habilidades necessárias?
• Instalações: você tem espaço disponível para o projeto e está usando-o adequadamente?
• Tecnologia: você tem as ferramentas tecnológicas certas e elas estão atualizadas?

O que é gestão de recursos humanos?

A gestão de recursos humanos está relacionada ao seu maior ativo comercial: seu pessoal. Esse tipo de gerenciamento envolve atrair, engajar e reter funcionários talentosos, treiná-los para que atinjam seu potencial máximo e motivá-los a dar o melhor de si. Os líderes devem garantir o apoio aos seus recursos humanos, fornecendo as ferramentas e os processos necessários para o sucesso.

Comece a planejar a gestão de recursos com a staging-mondaycomblog.kinsta.cloud

Conclusão: a gestão de recursos é um componente essencial da gestão de projetos. Você pode evitar diversos imprevistos planejando, programando e alocando seus recursos antecipadamente.

A boa notícia é que o Work OS da staging-mondaycomblog.kinsta.cloud, que conta com um template específico para a gestão de recursos, permite que você planeje habilmente a alocação dos seus recursos. Saiba mais sobre as metodologias de gestão de projetos e inscreva-se para um teste grátis na staging-mondaycomblog.kinsta.cloud hoje mesmo.