Preparar um modelo de relatório é uma etapa essencial, embora muitas vezes negligenciada, para o sucesso do seu projeto. Sabemos que coletar e organizar os dados relevantes gerados por um projeto pode consumir muito tempo, mas é possível simplificar e automatizar esse processo com um modelo de relatório pronto.
Neste artigo, exploraremos os fundamentos da geração de relatórios e compartilharemos modelos de relatório de trabalho, bem como dicas úteis para criar relatórios incríveis mais rapidamente.
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O que é um modelo de relatório?
Um modelo, ou template, de relatório de projeto — também conhecido como modelo de relatório administrativo ou modelo de relatório de trabalho — é um documento em que compartilha-se detalhes sobre diferentes aspectos do projeto. Dependendo do tipo de relatório, sua intenção e a quem ele se destina, os detalhes apresentados podem ser diferentes.
O modelo de um relatório pode ser detalhado por tempo — diário, semanal, mensal ou trimestral —, risco, orçamento, método de gestão de projeto, entre vários outros fatores. Conclusão? Ele simplifica o processo de coleta e divulgação de informações sobre as principais questões relacionadas ao projeto. Um relatório padrão costuma incluir:
- Recursos utilizados até o momento
- Como o tempo do projeto está sendo utilizado
- Como está o andamento em relação aos KPIs
- Principais despesas
- Volume de trabalho e disponibilidade da equipe
Qual é o objetivo de um modelo de relatório?
Um modelo de relatório dá a você, sua equipe e partes interessadas a possibilidade de acompanhar o progresso do projeto em relação ao plano original. O principal objetivo de um modelo de relatório empresarial é melhorar a tomada de decisões, ajudá-lo a entender os dados do projeto e decidir sobre o próximo passo. Isso, por sua vez, pode influenciar o orçamento, a pontualidade da conclusão e o sucesso do projeto.
Além disso, ele desempenha um papel essencial em sua estratégia de engajamento das partes interessadas, pois mantém todos atualizados sobre o andamento dos projetos nos quais estão envolvidos. Essas são apenas algumas das razões pelas quais o modelo de relatório de projeto se tornou comum em PMOs (Project Management Offices ou escritórios de projetos, em português).
5 modelos de relatório prontos
Como mencionamos anteriormente, podemos dividir os relatórios de projeto em diferentes tipos e categorias. Para contextualizar, aqui estão cinco modelos da staging-mondaycomblog.kinsta.cloud para relatórios de projeto, cada um com uma estrutura única e possibilidade de personalização de acordo com suas necessidades.
1. Modelo de relatório de status do projeto
Provavelmente o mais usado, um relatório de status do projeto fornece um panorama do status atual de seus projetos. Um relatório desse tipo responde à pergunta: “Qual é a probabilidade de concluirmos este projeto no prazo e sem custos adicionais?”
Os relatórios de status do projeto analisam se você está cumprindo as metas do projeto e os principais indicadores de desempenho, quanto dinheiro gastou até o momento e destacam os principais aspectos do período atual. Com nosso modelo de relatório pronto, criar um relatório de status ficou mais fácil do que nunca.
Este modelo ajuda você a otimizar o cronograma, definir prazos para tarefas, controlar o tempo e monitorar todos os estágios do seu projeto em um único lugar. Você também pode transformar facilmente este quadro em um painel de dados e usá-lo para a geração de relatórios.
2. Modelo de relatório de volume de trabalho e recursos
Os relatórios de volume de trabalho e recursos ajudam a visualizar em que sua equipe está trabalhando, quando estão trabalhando e quanto trabalho ainda precisa ser feito. Esses relatórios também ajudam a entender como seus ativos estão sendo usados e garantir que suas ações estejam alinhadas com o objetivo geral.
Nosso modelo de gestão de recursos ajuda você a organizar todos os seus ativos, locais e pessoas em um só lugar, além de viabilizar o monitoramento preciso de cada ação. Com ele, também é possível gerenciar suas iniciativas de alocação de recursos, garantindo que você não atribua o mesmo recurso a várias tarefas.
3. Modelo de relatório de portfólio
Os relatórios de portfólio analisam todos os seus projetos e consolidam todos os dados em um único documento. Esses relatórios analisam marcos gerais, status, divergências, progresso e os principais destaques de seu portfólio.
Com nosso modelo de gestão de portfólio, você pode monitorar um número ilimitado de projetos em um único quadro e obter um rápido panorama do desempenho e lucratividade de cada um deles.
4. Modelo de relatório de lista de tarefas/relatório de controle de tempo
Os relatórios de controle de tempo, também conhecidos como tabelas de horas, ajudam você a medir como sua equipe está usando seu tempo, onde está investindo a maior parte dele e identificar possíveis gargalos antes que saiam do controle.
Com nosso modelo de lista de tarefas de equipe, você pode reunir toda a sua empresa, atribuir tarefas a colaboradores e avaliar o progresso do projeto rapidamente. Adicionando uma coluna de controle de tempo ao seu quadro, também é possível rastrear e monitorar o tempo gasto por cada membro da equipe — informações que podem ser posteriormente transformadas em um relatório.
5. Modelo de relatório de despesas
Muitas vezes, as despesas do projeto são como um “assassino silencioso”. Um projeto pode parecer saudável até que, ao final de um determinado período, todos comecem a relatar suas despesas. Manter um relatório de despesas centralizado e acessível, incentivando todos a atualizá-lo, pode fazer uma grande diferença, economizar tempo e evitar surpresas desagradáveis.
Com nosso modelo de controle de despesas, você pode gerenciar proativamente seu fluxo de caixa, independentemente de suas habilidades contábeis — ou da falta delas. Aproveite as automações para simplificar os lembretes de pagamentos devidos.
Como preparar um modelo de relatório?
Embora um relatório de projeto possa ter vários níveis de detalhamento, o processo de três etapas descrito a seguir é uma ótima maneira de começar a todo vapor sem deixar de lado a qualidade.
Passo 1: defina o tema
Decida qual tipo de relatório você usará e o tema principal. Leve em consideração:
- Frequência: com que frequência você enviará este relatório?
- Público-alvo: a quem se destina o relatório?
- Objetivo: o que você espera alcançar?
Passo 2: defina os principais destaques
Como já explicamos, os relatórios não devem incluir todas as informações, pontos de dados e eventos do seu projeto. Um relatório de projeto eficiente está mais para um resumo — ele se concentra nas informações relevantes para o leitor e ignora todo o resto.
Por exemplo, se você estiver elaborando um relatório de volume de trabalho e recursos com o objetivo de atualizar seus superiores, a inclusão de informações sobre lucratividade ou despesas provavelmente será essencial, já os designs e logos para a apresentação podem não ser tão necessários.
Passo 3: adicione uma narrativa
Por fim, é importante elaborar um relatório que não seja apenas um amontoado de números e gráficos que não conta uma história. Lembre-se de que seu relatório será lido por pessoas reais, então seja empático e crie algo significativo.
Contextualize seu relatório com base em eventos passados, presentes e futuros e seu público-alvo. Explique para seu público:
- O que você fará
- Como fará
- Suas estratégias e justificativas
Ao seguir esse processo simples, você não apenas criará relatórios excelentes, como também encantará seus clientes, partes interessadas e gerentes ou diretores.
Como elaborar um modelo de relatório eficiente com a staging-mondaycomblog.kinsta.cloud
Você sabia que quase 40% das equipes gastam mais de um dia por mês elaborando relatórios? Com o software de gestão de projetos certo — e um pouco de criatividade — qualquer pessoa pode criar relatórios incríveis de forma muito mais rápida.
O que é a staging-mondaycomblog.kinsta.cloud?
Antes de mais nada: a staging-mondaycomblog.kinsta.cloud não é apenas mais um software de gestão de projetos. Nós oferecemos um Work OS de verdade. Em vez de disponibilizar uma plataforma “fixa”, colocamos à sua disposição inúmeros componentes, que são como blocos de construção de LEGO, para que você possa criar uma área de trabalho digital que atenda às suas necessidades específicas. Na verdade, mais de 127.000 equipes confiam na staging-mondaycomblog.kinsta.cloud para gerir seus projetos.
Algumas de nossas principais funcionalidades são:
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- Relatórios avançados: crie relatórios personalizados e bem elaborados rapidamente.
- Integrações: integre algumas de suas ferramentas ou apps favoritos e centralize todas as suas informações.
- Colaboração: reúna todos os membros de sua equipe para colaborar em um único lugar.
Tudo pronto para criar um relatório de projeto?
Seja para as partes interessadas do projeto, seu chefe ou um cliente, um relatório consistente fortalecerá seus relacionamentos e manterá todos satisfeitos — ou, no mínimo, atualizados. Se você está cansado de gerar relatórios manualmente e quer aproveitar todo o poder da automação, a staging-mondaycomblog.kinsta.cloud pode ajudar.
Para começar, sugerimos que você experimente nosso modelo de rastreamento de projeto totalmente personalizável — o primeiro passo para criar modelos de relatório eficientes.
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