Metas de projeto: como definir (e alcançar) o sucesso

Metas de projeto: como definir (e alcançar) o sucesso

Já se perguntou porque metas de projeto são importantes?

Conduzir um projeto sem metas é como planejar um casamento sem noivo. Ou noiva. Ou local e data. Basicamente, você está planejando uma festa ruim.

Objetivos e metas de projeto são a razão dele existir, e é necessário consideramos que eles nunca devem ser uma consideração posterior, que chegue no meio processo.

Se você já sabe disso… ótimo. Mas, muitas vezes, essa afirmação não é tão óbvia quanto parece.

Quando se trabalha como gerente de projetos em um ambiente dinâmico, não é raro entrar de cabeça em um projeto que foi jogado no seu colo sem entender completamente suas metas.

Por isso, é importante ter o hábito de escrever metas completas e minuciosas do projeto antes de colocar qualquer pingo de esforço nele.

Não sabe como? Você não está sozinho. Mesmo alguns dos gerentes de projeto mais experientes acabam colocando a carroça na frente dos bois. Nunca é tarde demais para voltar ao básico e garantir que você tenha uma base sólida para cada projeto.

Mas, primeiro, vamos começar com uma definição rápida das metas de projeto.

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O que são os metas de projeto?

Uma meta de projeto é o quê, quando e por quê  — o que é o projeto (elementos de ação), por que ele está sendo feito (resultado desejado), quando ele precisa acontecer (prazo).

Espere — então, qual é a diferença entre uma meta de gestão de projetos e um objetivo?

Essa é uma pergunta frequente e fonte de muita confusão.

Vamos esclarecer isso de uma vez por todas.

Pense assim: objetivos bem definidos são o resultado geral a longo prazo que você deseja alcançar (raramente através de um único projeto), enquanto as metas são as ações mensuráveis que você executa para ajudá-lo a alcançar um objetivo.

Alguns exemplos:

• Objetivo — aumentar o faturamento anual recorrente (ARR).
• Meta — gerar 5 mil novos leads todos os meses.
• Objetivo — melhorar a experiência de usuário do seu produto.
• Meta — reduzir o processo de configuração de 6 para 3 cliques.

Tipos de metas de projeto

Um projeto pode ter inúmeras metas, dependendo do setor e do segmento dentro de uma empresa, mas pode ser útil encontrar uma maneira de categorizá-las em grupos organizados. Uma vez dentro de uma classificação ampla, você pode aplicar uma abordagem mais holística à sua gestão de projeto.

Aqui estão as 3 categorias abrangentes diferentes que podem ser utilizadas:

Metas de projeto financeiras — esse tipo de meta geralmente se concentra em como o projeto afeta o desempenho financeiro da organização. No entanto, como projetos que fazem dinheiro custam dinheiro, é fundamental definir as metas de forma clara e mensurável para atingir o alvo sem perder de vista seus custos.

Por exemplo: lançamento de uma campanha de marketing de pay per click que produzirá um ROI (retorno sobre o investimento) de 150% dentro de 2 meses.

Metas de projeto de qualidade — esse tipo de meta se concentra na melhoria da qualidade dos serviços ou produtos entregues aos clientes, permitindo melhorar os resultados e aproximar você dos seus objetivos de negócios. Os requisitos normativos e as metas de conformidade também podem entrar nesse guarda-chuva.

Por exemplo: atualização da interface da página de pagamento para reduzir carrinhos abandonados em 15% até o final do 2º trimestre.

Metas de projeto técnicas — este tipo de meta se concentra na melhora da gestão geral do projeto e na eficiência técnica para agilizar os processos de trabalho e gerar melhores resultados.

Por exemplo: implementação de um novo sistema operacional de trabalho em toda a empresa que reduzirá as tarefas repetitivas em 50% dentro de dois meses.

Definir a categoria de cada meta tornará mais fácil organizar e priorizar os projetos da empresa, bem como rastrear e gerenciar metas com base em seu agrupamento.

Como escrever metas efetivas de projeto

Agora, o que todos esperavam — a fórmula para escrever uma meta de projeto.

Embora existam algumas fórmulas diferentes, cada uma com seus próprios méritos, recomendamos incorporar a prática SMART.

Se você trabalha com gestão de projetos, é provável que já tenha escutado esse termo antes. SMART é um critério padrão do gerenciamento de projetos para estabelecer metas e é a melhor maneira de avaliar seus projetos.

Mantenha suas metas de projeto SMART

• Specific: se a sua meta for resolver vários problemas, é provável que, no final das contas, ela não resolva nada. Mantenha suas metas direcionadas para garantir o máximo de resultados.
• Measurable: cada meta deve ser quantificável para que você possa medir o progresso e o sucesso do projeto.
• Attainable: deixe claro a si mesmo — esta meta é realista? Com base na experiência passada, nos recursos e tempo disponíveis, esta é uma meta alcançável?
• Relevant: lembra dos objetivos de longo prazo que mencionamos acima? Certifique-se de que todas as metas se alinham com seus objetivos de negócios e o aproximem do sucesso traçado.
• Time-bound: para que um projeto seja válido, ele precisa de um período de tempo definido. Sem ele, você criará um poço sem fundo que drena recursos e provavelmente não irá aproximá-lo de seus objetivos. Desculpe o balde de água fria, mas é verdade.

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Exemplo de meta de projeto Smart:

“No final do quarto trimestre, reduziremos a rotatividade de produtos em 5% fornecendo material educacional aos usuários de um grupo de controle — e-book, tutorial em vídeo e uma nova base de conhecimento.”

Como esse exemplo se enquadra na prática SMART?

• Specific: uma questão — rotatividade — abordada por soluções específicas: e-book, tutorial, nova base de conhecimento.
• Measurable: como o motivo da rotatividade não é facilmente mensurável, é importante inserir um grupo de controle para verificar se a solução apresentada será o motivo da redução.
• Attainable: é importante considerar se os 5% com o tempo e os recursos fornecidos não são excessivamente ambiciosos. Esse valor pode ter sido baseado em experiência e testes passados.
• Relevant: neste caso, o objetivo relevante da empresa é reduzir a rotatividade.
• Time-bound: observe que o prazo é para os resultados. Cabe ao gerente de projeto criar um cronograma que permita que isso aconteça.

Precisa de um lugar para organizar as metas e categorias de seu projeto? Vamos ajudar você.

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Também é importante lembrar que a definição de metas de um projeto não pode ser feita apenas pelo gerente de projeto. Quando o objetivo é definido pela empresa, há também a necessidade de consultar todos os envolvidos para certificar-se de que as metas sejam executáveis.

Lembre-se — as metas vêm em primeiro lugar

A conclusão é que você precisa definir como deve ser o sucesso se quiser alcançá-lo.

Mesmo correndo o risco de sermos repetitivos, vamos finalizar lembrando que uma meta é a razão pela qual você executa um projeto e deve ser a primeira coisa a ser definida durante a reunião inicial.

Metas claras fazem parte e são a base para qualquer projeto, independentemente do seu tamanho. Uma vez que uma meta seja escrita e aprovada, ela representa o acordo entre o gerente do projeto, a gestão da empresa e as partes interessadas sobre a finalidade do projeto e onde ele quer chegar.

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