Gráficos de Gantt: tudo o que você sempre quis saber

Atividades, projeto de rastreamento, gráfico de barras empilhadas — tudo isso compõe os gráficos de Gantt. Mas o que isso significa, realmente? O que são gráficos de Gantt?

Essencialmente, um gráfico de Gantt é um gráfico de barras que mostra o cronograma de um projeto ao longo de um período específico.

Gráfico Gantt da staging-mondaycomblog.kinsta.cloud

Gráficos de Gantt modernos tendem a ter dependências (como cada tarefa se conecta a outras). Eles podem incluir vários membros da equipe, tarefas codificadas por cores, calendários e muito mais.

Mas como o gráfico de Gantt recebeu este nome e ganhou tanta fama?

Gráficos de Gantt: uma breve história

Em 1896, Karol Adamiecki inventou uma nova maneira de apresentar processos interdependentes. Ele deu a este tipo de diagrama visual de gestão de projetos o nome de harmonograma ou harmonograf — um precursor do hoje amplamente conhecido gráfico de Gantt.

Por que, então, ele não é chamado de gráfico de Adamiecki?

Infelizmente para Adamiecki, seu trabalho original não recebeu grande reconhecimento internacional por ter sido publicado em polonês e russo, duas línguas não inglesas. Quando, em 1931, ele publicou um relatório mais detalhado — e que acabou sendo mais difundido —, o gráfico de Henry Gantt já estava circulando há algumas décadas.

Desculpe, Karol.

Entra, assim, Henry Gantt.

Gantt foi um engenheiro mecânico experiente que concluiu um mestrado em Engenharia no final de 1800. No início da década de 1901, ele projetou um gráfico de barras (também conhecido como harmonograma) para ilustrar o cronograma de um projeto.

Feito originalmente à mão, era trabalhoso e demorado ajustá-lo sempre que o projeto mudava, já que o gráfico tinha que ser refeito manualmente.

O gráfico de Gantt foi usado pelos Estados Unidos durante a Primeira Guerra Mundial, mas só se tornou relevante em processos de negócios quando os computadores pessoais passaram a ser mais utilizados, na década de 1980.

O avanço da internet na década de 1990 difundiu o gráfico de Gantt e, no final do milênio, ele era uma das ferramentas de gestão de projetos mais utilizadas no mercado.

Muito legal, né?

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Para que são utilizados os gráficos de Gantt?

Foi-se o tempo dos gráficos de Gantt desenhados manualmente. Já não é necessário recriar um novo gráfico cada vez que há uma pequena mudança.

Hoje, softwares de gerenciamento de projetos permitem que as empresas acompanhem com rapidez e eficiência o andamento do projeto de uma equipe.

Os gráficos de Gantt modernos (como os da staging-mondaycomblog.kinsta.cloud) permitem que os usuários criem quadros, adicionem tarefas, atribuam membros da equipe e visualizem facilmente o progresso de todo o projeto.

Gráficos de Gantt mais elaborados possuem automações incorporadas que notificam os usuários quando uma tarefa está pronta para avançar e alertam sempre que há uma etapa parada.

É quase impossível encontrar uma empresa do século 21 que não utilize diariamente algum tipo de gráfico de Gantt para gerenciar projetos. Da educação ao marketing e à TI, eles servem como base para gerentes de projeto e suas equipes.

Quais são os componentes-chave de um gráfico de Gantt?

Embora não haja dois gráficos de Gantt iguais, todos apresentam a mesma base — um eixo X e Y:

Gráfico Gantt

A partir daí, o gráfico de Gantt pode ficar mais sofisticado — e eficiente. Vamos detalhar alguns dos componentes essenciais:

• Tempo: a data e a duração de cada tarefa são normalmente exibidas em dias/semanas/meses, mas também podem ser representadas em minutos/horas. O dia/hora atual é geralmente destacado. Observação: o comprimento de cada retângulo indica quanto tempo se espera que uma tarefa demore, ou seja, a duração da tarefa.
• Tarefas: há atividades individuais (ou tarefas) em diferentes estágios de conclusão. Cada tarefa pode estar sozinha ou ser parte de um bucket maior de tarefas (idealmente: grupos e subgrupos).
• Proprietário: representa a pessoa responsável pela tarefa. Nota: pode ser mais de uma pessoa ou até uma equipe inteira.
• Status: cada tarefa passa por vários estágios até a sua conclusão. O status representa em que estágio cada tarefa está atualmente. Os status comuns incluem “próxima”, “em planejamento”, “parado”, “etapas futuras”, “meta” e assim por diante.
• Marcos: as tarefas principais que não têm duração, e geralmente marcam o fim de uma determinada parte do projeto. Esta é a data definida para a conclusão do projeto (sua data de término). Por exemplo, se seu projeto é composto de 5 fases, você pode definir um marco a ser concluído ao final de cada uma delas.
• Dependências: o último componente fundamental dos gráficos de Gantt são as dependências, que muitas vezes são representadas como flechas que ligam duas tarefas. Muitas tarefas não podem começar até que outra tarefa seja concluída. *

Não é raro que os projetos tenham várias tarefas sendo realizadas ao mesmo tempo. No entanto, os gráficos de Gantt atuais têm a capacidade de exibir as tarefas que podem ser concluídas simultaneamente.

Em alguma reviravolta bizarra do destino, uma ferramenta criada para ajudar os gerentes de projeto muitas vezes faz com que eles tenham que atualizar infinitamente redes complexas de dependências, subtarefas e datas de início e fim, fazendo com que sobre pouco tempo para a gestão real do projeto.

É por isso que desenvolvemos a staging-mondaycomblog.kinsta.cloud com uma visualização do gráfico de Gantt focada em pessoas, não em tarefas. Nosso gráfico de Gantt tem recursos poderosos para gerentes de projeto especializados, mas fáceis de entender para gerentes de primeira viagem.

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Como eu crio um gráfico de Gantt na staging-mondaycomblog.kinsta.cloud?

Os gráficos de Gantt são a melhor escolha para muitos projetos, especialmente os de planejamento e execução, e é realmente simples criar o seu. Além disso, obtivemos feedbacks excelentes de usuários em tempo real.

1. Depois de se cadastrar ou fazer login em sua conta, crie um novo quadro e adicione todas as suas tarefas.
2. Adicione uma coluna de “timeline da tarefa” ao seu quadro para que todas as tarefas tenham um período específico.
3. Após preencher todas as informações, vá para “visualizações” e escolha a visualização de timeline ou de Gantt.

Pronto! Isso ajudará a ver toda a linha do tempo do projeto e analisar se há sobreposição de tarefas. Em seguida, você poderá alterar facilmente as datas até que seu gráfico esteja pronto para ser utilizado.

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Perguntas frequentes:

Como gerente, o que devo saber sobre os gráficos de Gantt?

1. Lembre-se que as pessoas são adaptáveis, portanto você também deve ser

Elaborar planos abrangentes é uma obrigação para projetos de longo prazo bem-sucedidos, mas é importante lembrar que as pessoas são imprevisíveis.

Em muitos gráficos tradicionais de Gantt, essas mudanças inesperadas podem invalidar uma série de dependências do projeto, mas se o seu sistema de gráficos de Gantt for flexível, você pode definir os seus planos de projeto e equipe e ajustá-los facilmente conforme necessário.

2. Se não for bonito, as pessoas não usarão

Há uma razão pela qual os gráficos de Gantt ganharam tanta popularidade — a maioria das pessoas entende melhor os conceitos e planos visualmente.

O gráfico de Gantt foi considerado revolucionário ao ser criado pela primeira vez pelo engenheiro mecânico Henry Gantt, na década de 1910, para ajudar na construção da Barragem Hoover. Ele ganhou popularidade devido à sua capacidade de ajudar as pessoas a visualizar o início e o fim de um projeto, além do maior escopo de projetos de longo prazo.

Mas não importa quão funcional seja algo, quando se está administrando uma equipe e o sucesso do sistema depende da adoção das pessoas, se não for prático utilizá-lo, não vai funcionar.

3. A carga de trabalho deve ser gerenciada em paralelo

Já mencionamos que os gráficos de Gantt foram originalmente usados para projetos industriais, mas existem maneiras de incorporar o gerenciamento de recursos para garantir que você esteja distribuindo o trabalho uniformemente entre toda a sua equipe. Com uma funcionalidade visual e flexível de carga de trabalho, é fácil deslocar e reatribuir o trabalho para cumprir os objetivos de longo prazo do projeto.

Quando devo usar gráficos de Gantt?

1. Ao planejar seu fluxo de trabalho

A maioria de nós acha muito mais fácil entender o escopo e os requisitos de um projeto quando é possível enxergá-lo visualmente, e os gráficos de Gantt são uma excelente maneira de fornecer uma representação visual do seu projeto.

Após estruturá-lo, você poderá ver claramente quais tarefas dependem de outras, quais precisam ter prioridade e onde deve estar a principal área de foco de cada membro da equipe em cada etapa do projeto.

2. Ao determinar o caminho crítico do seu projeto

O método do caminho crítico é uma abordagem usada pelos gerentes de projeto para determinar a maior sequência de tarefas que devem ser concluídas para que o projeto tenha sucesso.

Os gráficos de Gantt são os melhores aliados de um gerente de projeto na identificação do caminho crítico, pois permitem visualizar rapidamente quais tarefas são auxiliares, quais são críticas e quais são vitais para que a entrega de um projeto ocorra dentro do prazo.

Ao usar um gráfico de Gantt para entender o caminho crítico, os gerentes de projeto podem calcular com mais facilidade quanto tempo um projeto levará e, assim, relatar seu progresso com mais precisão à medida que as tarefas são concluídas.

3. Ao interpretar e definir prazos de tarefas

Depois de determinar o caminho crítico de um projeto, você precisará definir alguns prazos para cada tarefa individual.

Como os gráficos de Gantt exibem claramente as dependências de tarefas, eles ajudam a interpretar e definir prazos para que você não atrase o cronograma de um projeto devido a uma única tarefa não concluída.

Ter uma visão clara do cronograma e dos prazos necessários também ajuda os gerentes de projeto a reportar de forma precisa aos superiores e partes interessadas.

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Existem alternativas aos gráficos de Gantt?

Embora o gráfico de Gantt seja o padrão ouro do software de gestão de projetos, certamente há outras soluções que algumas empresas preferem. Observe que todos os exemplos abaixo têm alguns componentes semelhantes ao gráfico tradicional de Gantt.

PERT

Embora um PERT (Program Evaluation Review Technique) também seja uma representação visual de um projeto, ele é mais parecido com um diagrama de rede. Em vez de barras e datas, um gráfico PERT utiliza linhas para conectar nós (muitas vezes caracterizados por círculos e retângulos). Os PERTs são mais usados para projetos de maior escala, que exigem um planejamento de alto nível. Seu objetivo é mais focado em dependências do que em prazo de conclusão.

Gráfico PERT

Kanban

Os quadros Kanban são geralmente compostos por 3 ou 4 colunas. Cartões (tarefas) são alocados sob cada cabeçalho de coluna. Uma das principais vantagens de um quadro Kanban é a sua simplicidade, já que mostram com clareza o status das tarefas.

Nota: os quadros Kanban da staging-mondaycomblog.kinsta.cloud têm mais colunas (que são também um pouco diferentes) do que apenas “Fazer”, “Em andamento” e “Feito”. Nossos quadros são totalmente personalizáveis. Crie os seus!

Timelines

As timelines são geralmente constituídas por uma única linha e são utilizadas para visões mais simples e gerais dos projetos. As timelines podem mostrar datas e eventos, mas deixam de funcionar quando você começa a adicionar dependências mais complexas.

Nota: as timelines podem fazer parte de um gráfico de Gantt mais completo — superflexível, intuitivo e focado nas pessoas.

Listas de tarefas

Uma lista de tarefas é a mais simples das ferramentas de software de projeto. Adicione tarefas. Marque-as como concluídas quando terminar. Embora “riscar algo da sua lista” possa ser empoderador, uma lista de tarefas básica não possui o verdadeiro poder de um gráfico de Gantt detalhado.

Como o WBS e o ágil se integram com os gráficos de Gantt?

Estrutura de detalhamento de trabalho, ou WBS, é um método específico de quebrar metas grandes ou complicadas em objetivos gerenciáveis. O WBS não leva em consideração o prazo de conclusão. Para mais detalhes, confira nosso guia de início rápido.

O WBS é muitas vezes a base para a criação de um gráfico de Gantt consistente. Ele indica quais tarefas (e subtarefas) devem ser concluídas, mas não mostra quando cada uma delas começará ou terminará.

Comece com uma representação hierárquica de tarefas e suas dependências (WBS) e aloque em componentes do gráfico de Gantt, como tempo, propriedade, status, metas, etc.

Ágil ou gerenciamento de projetos ágil é uma metodologia de gerenciamento de projetos composta por sprints ou iterações curtas (1-3 semanas), em que uma equipe fica hiperfocada em um pequeno conjunto de elementos que precisam ser concluídos em um determinado período de tempo.

Você pode incorporar facilmente o processo ágil em qualquer gráfico de Gantt. Inclusive, compartilhamos as 11 etapas para implementar o Gerenciamento de Projetos Ágil em seu fluxo de trabalho .

Como criar gráficos de Gantt facilmente

Dê um Google em “gantt chart templates”, e você verá cerca de 2.940.000 resultados.

Ou, então, pesquise “gantt chart software”, e serão mais de 10 milhões de  resultados.

Claramente, não faltam artigos sobre templates e softwares de gráficos de Gantt. Você não precisa procurar muito para encontrar templates e soluções gratuitos (ou pagos).

Se você quisesse, poderia até abrir mão dos templates e software e criar um gráfico de Gantt rápido em planilhas de Google ou Excel.

Mas nem todos os templates de gráficos de Gantt e soluções de software são criados da mesma forma.

Os básicos são… básicos.

O templates e as soluções de software mais sofisticados resolvem a maioria dos “problemas dos gráficos de Gantt:”

• Diferentes exibições de gráficos: altere a maneira como você visualiza os dados
• Automações e integrações personalizáveis: notifique todos sobre o progresso
• Filtre e classifique dados ou pesquise com a barra de ferramentas: chega de rolagens intermináveis
• Elimine dependências: veja em que os colegas estão trabalhando e adicione tarefas em equipe

Então, se você estiver procurando uma solução visual que possa gerenciar projetos de todos os tamanhos e setores… confira nosso gráfico de Gantt:

Comece já!