Cronograma de projeto: a maneira mais simples de criar um

Como um cronograma de projeto pode impactar os resultados de uma organização?

Uma pesquisa recente constatou que apenas 29% das empresas concluem a maioria de seus projetos no prazo e apenas 43% o fazem dentro do orçamento. Então, o que diferencia as empresas de sucesso das “atrasadas”? De forma resumida, elas criam um cronograma de projeto preciso e eficiente.

Neste artigo, explicaremos o que é cronograma do projeto, como criar um com escopo preciso e elementos-chave, além dos atalhos para criar o seu com as ferramentas de gestão de projetos corretas.

O que é cronograma do projeto?

Cronograma do projeto é qualquer ferramenta, recurso ou diagrama que ajude sua equipe a entender a linha do tempo de um projeto do início ao fim.

Há uma infinidade de razões para usar uma visualização de cronograma ao gerenciar a linha do tempo do seu projeto.

Por exemplo, os cronogramas de gestão de projeto podem:

• Fornecer um visual simples para as equipes conceituarem e discutirem o progresso do projeto em relação aos seus marcos.
• Oferecer uma visão realista do projeto que facilite a avaliação de gargalos, obstáculos, gestão dos recursos e permita o ajuste frente a contratempos
• Ajudar a priorizar todas as tarefas em andamento durante qualquer etapa do projeto
• Facilitar a distribuição de tarefas e evitar a sobrecarga de qualquer membro da equipe

5 etapas para criar um cronograma de projeto

Agora que você já sabe o que é um cronograma de projeto, é hora de começar a criar um para que a gestão do seu projeto seja muito mais fácil. Naturalmente, grande parte da criação de um cronograma é a fase de planejamento. Um plano adequado maximiza a eficiência porque obriga a considerar o orçamento, os recursos, a capacidade e as datas de início e término. Em última análise, o processo de planejamento permite que você maximize o seu rendimento e reduza os riscos.

Aqui estão as etapas para a criação de um cronograma de projeto ou programa eficiente:

1. Defina as metas do projeto e os planos de contingência

Na fase de iniciação, você determina as entregas do projeto e identifica quais membros da equipe serão responsáveis ​​pelo quê, facilitando a definição de um cronograma de projeto realista e priorizado. O ideal é elaborar uma Declaração de Trabalho (SOW) que descreva claramente todas as atividades e entregas juntamente com um compromisso de prazo para o projeto. As contingências são vitais para o processo – como é provável que haja obstáculos ao longo do caminho, é melhor descobrir quando eles podem ocorrer e planejar possíveis soluções. A fase de iniciação estabelece o tom de todo o projeto: depois de concluir essa etapa, fica muito mais fácil definir o cronograma.

2. Divida as entregas do projeto em tarefas menores

Os projetos geralmente são extensos e complexos. Para não se intimidar com um processo “assustador”, é melhor dividi-lo em tarefas gerenciáveis ​​e intervalos determinados. Aqui é onde uma estrutura analítica do projeto (work breakdown structure, ou WBS), pode ser útil.

Uma WBS é um sistema de organização para o gerenciamento e planejamento de projetos. Seu propósito principal é dividir objetivos grandes e complexos em metas gerenciáveis. Em essência, uma WBS é uma espécie de lista de verificação. Ela garante que tudo seja executado e leva em consideração as dependências entre as tarefas e a estimativa de esforço.

3. Certifique-se de que cada tarefa tenha um prazo e uma estimativa adequados

Não basta dividir o projeto em tarefas menores. Você também precisa estimar com precisão o orçamento e o cronograma de cada uma para saber se são viáveis ou não.

Faça a si mesmo perguntas como:

• Eu tenho o orçamento necessário?
• Minha equipe tem as habilidades para fazer isso?
• O tempo da minha equipe é suficiente?

Depois de responder a essas perguntas, é hora de definir os prazos. É aqui que o cronograma do projeto ganha forma. Você pode planejar as tarefas e os recursos disponíveis – e um software de cronograma do projeto torna isso muito mais fácil, já que é possível configurá-lo em tempo real. Na staging-mondaycomblog.kinsta.cloud, você começa criando facilmente um quadro básico para rastrear todas as tarefas e marcos que compõem o cronograma do seu projeto.

A criação de quadros na staging-mondaycomblog.kinsta.cloud é essencial se você deseja ter acesso a visualizações mais amplas do cronograma. Em seguida, você escolhe os tipos de colunas para poder atribuir pessoas a cada tarefa, além de uma coluna de status. Dessa forma, será possível saber exatamente como está o progresso. Depois, você pode criar dependências entre tarefas, esclarecendo como elas afetam umas às outras. Com essa perspectiva, é mais fácil para todos realizarem o trabalho e para os gerentes garantirem que o projeto está no caminho certo.

4. Crie um gráfico para o cronograma do seu projeto

Há uma coluna na staging-mondaycomblog.kinsta.cloud que ajudará você a visualizar o cronograma do seu projeto: a coluna de cronograma. Com ela, você tem uma visão em miniatura de quanto tempo sua equipe tem para concluir o elemento ou projeto correspondente. Mais importante, ela é a peça final necessária para converter um quadro clássico em um cronograma de projeto completo.

A visualização de cronograma fornece um panorama de todas as suas tarefas. Ela apresenta uma visão de cada tarefa individual e quanto tempo cada uma levou para ser concluída. Tarefas incompletas apresentarão um cronograma futuro estimado. Você pode ver o detalhamento do progresso ao longo de vários dias, semanas, meses ou até anos. Criar essa visualização é simples, basta escolher as colunas de data, cronograma ou semana em seu calendário e, então, adicionar a visualização de cronograma a partir do quadro principal.

5. Compartilhe com a equipe

Como os próprios projetos, o cronograma é dinâmico. As prioridades mudam, obstáculos surgem e algumas etapas demoram mais do que o esperado. Pense no cronograma do seu projeto como um “documento vivo” facilmente acessível e idealmente atualizado o tempo todo. Quando o primeiro rascunho estiver completo, é aconselhável realizar uma reunião inicial para garantir que todos entendam o processo e estejam de acordo com o plano do projeto. Compartilhar com as partes interessadas é igualmente importante. Elas devem ter visibilidade total do progresso.

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Todas as datas importantes podem ser cumpridas, pois você pode definir datas exatas para projetos e reagendar tarefas facilmente quando necessário. Por último, mas não menos importante, você obtém insights claros com relatórios detalhados e pode exportar o template facilmente para o Excel para análise posterior.

Isso é apenas o começo. A staging-mondaycomblog.kinsta.cloud está repleto de recursos úteis, incluindo:

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