Como gerenciar projetos de TI: um guia para iniciantes

Você acabou de receber seu primeiro projeto como gerente de projetos de TI. E agora?

Gerenciar projetos de TI nada mais é que supervisionar a implementação e o monitoramento de hardware e software em uma empresa. Mas o que isso significa exatamente? 

Vamos explorar na prática o gerenciamento de projetos de TI, bem como a forma mais eficaz de administrar suas operações.

O que faz um gerente de projeto de TI?

Ele ajuda as empresas a alcançar suas metas e objetivos estratégicos através da tecnologia. Geralmente, são profundos conhecedores de TI — embora também sejam capazes de pensar de forma criativa e crítica para encontrar soluções rápidas para os problemas. 

Como gerente de projetos de TI, você precisará planejar, executar e gerenciar projetos focados em tecnologia, o que inclui desde a alocação de recursos e a comunicação com as equipes e partes interessadas, até a entrega de projetos/implementações dentro do prazo e orçamento estipulados. 

Você também poderá ter responsabilidades específicas do seu setor, tais como:

• Gerenciamento de integrações de hardware e software
• Medição de resultados/impactos das soluções tecnológicas utilizadas
• Proteção contra violações de segurança e riscos de dados
• Supervisão de atualizações de rede

Mas qual é a diferença entre o gerenciamento de projetos de TI e o gerenciamento de outros projetos? A complexidade das operações de TI.

Estes projetos costumam ser extensos, abrangendo vários departamentos dentro de uma organização. Por isso, apresentam impasses e responsabilidades particulares.

No cenário profissional moderno, onde a tecnologia desempenha um papel fundamental, o gerenciamento de projetos de TI está intimamente conectado a outros departamentos da organização — e isso pode trazer um série de desafios.

Quais são os desafios do gerenciamento de projetos de TI?

A tecnologia geralmente é cara: a McKinsey constatou que quase metade dos projetos de TI excede o orçamento. 

Por isso, você precisará pesquisar, gerenciar e projetar custos futuros associados aos seus projetos.

Mas também existem outros desafios:

• A tecnologia em constante mudança que torna os projetos existentes de TI defasados
• Falta de comunicação e visão compartilhada entre TI e a liderança da empresa
• Contratempos não planejados e curvas de aprendizado bruscas enquanto os membros da equipe aprendem a usar a nova tecnologia

Além disso, estes projetos geralmente têm mais dependências. Eles são mais complexos e difíceis de rastrear, fazendo com que qualquer empecilho possa paralisá-lo completamente. 

Mas também temos boas notícias. As taxas de sucesso melhoraram muito nos últimos tempos, com a redução do desperdício financeiro em 20% à medida que as empresas começaram a conduzir o gerenciamento de projetos de TI de forma diferente das demais operações. 

Como os projetos de TI devem ser planejados e executados?

A elaboração de um planejamento consistente para estes projetos não é muito diferente da dos demais. Todos seguem etapas semelhantes:

1. Identificar e se conectar com as partes interessadas (incluindo clientes e usuários finais)
2. Definir seus objetivos
3. Especificar o que deve ser entregue e as etapas necessárias para atingir suas metas de TI
4. Elaborar uma timeline e identificar as dependências
5. Realizar avaliações de riscos e antecipar possíveis problemas
6. Apresentar seu planejamento às partes interessadas

Os projetos são divididos em cinco processos conhecidos como ciclo de vida do gerenciamento de projetos de TI: 

1. Iniciação: uma vez decididos os objetivos de TI, o orçamento e escopo são definidos, e um gerente de projeto é designado
2. Planejamento: o gerente de projeto define as metas e delega responsabilidades
3. Execução: as equipes completam as tarefas com base na metodologia determinada 
4. Monitoramento e controle: elementos como timeline, risco e orçamento são avaliados e gerenciados em todas as estruturas de suporte, como reuniões e comunicação em equipe
5. Encerramento:  o resultado é aprovado, e as equipes analisam as lições aprendidas com o projeto 

Mas como efetivamente se executa o trabalho de gerenciamento destes projetos? Você provavelmente encontrá com mais frequência estes três (dentre os muitos) métodos populares : 

1. Metodologia em cascata

A metodologia de gestão de projetos de TI mais comum é a abordagem em cascata. Você completa o trabalho passando de uma meta para outra. Esta abordagem é linear, por isso funciona bem com gráficos de Gantt, onde as tarefas são atribuídas em uma timeline. Embora excelente para projetos com interdependências complexas, a cascata não é tão adaptável e responsiva às mudanças quanto a abordagem ágil.

2. Metodologia ágil

A metodologia ágil está se tornando rapidamente uma das abordagens mais populares no gerenciamento de projetos. Embora suas raízes estejam no desenvolvimento de software, o método ágil decolou em diversos setores devido ao seu foco na melhoria contínua. Ao contrário da cascata, onde os projetos podem ser planejados anualmente, a metodologia ágil é realizada em sprints curtos (ou lotes). 

Uma vantagem fundamental desta abordagem é a sua adaptabilidade. O trabalho iterativo envolve ciclos de feedback mais curtos, facilitando o alinhamento dos produtos com a tecnologia principal e/ou as preferências do cliente. Como os projetos ágeis normalmente não são planejados para longos períodos, muitos gerentes de projetos de TI administram as tarefas por meio de quadros Kanban em vez de um gráfico de Gantt.

3. Metodologia híbrida

O método híbrido combina elementos das metodologias em cascata e ágil. Embora nem sempre seja este o caso, gerentes de projetos de TI podem usar essa abordagem como uma transição para empresas que desejam se tornar ágeis. Ela é basicamente uma combinação entre as equipes ágeis e os projetos orientados por metas. As empresas podem usar o planejamento de longo prazo para metas e objetivos estratégicos, enquanto os projetos de TI são realizados em sprints usando a metodologia ágil. 

Como garantir que seu projeto de TI seja um sucesso

Ser um gerente de projetos de TI eficaz pode ser desafiador. Embora boas habilidades de liderança e gerenciamento de projetos sejam essenciais, elas nem sempre são suficientes.

“Para nós, a staging-mondaycomblog.kinsta.cloud é fundamental no gerenciamento de nossa área de TI. Ela facilita muito o dimensionamento vertical, permitindo a criação de vários quadros para fluxos de trabalho automatizados, o que nos possibilita gerenciar de forma eficiente os fornecedores, além de viabilizar um sistema personalizado de tickets que ajuda a identificar tendências de negócios e definir KPIs.” – Niv Azoulay, gerente de TI da staging-mondaycomblog.kinsta.cloud

Você também deve contar com uma solução de software que seja eficaz para os desafios exclusivos do gerenciamento de projetos de TI. Isso facilitará o controle dos recursos e a avaliação das equipes ao longo de cada etapa do ciclo de vida do projeto. 

A staging-mondaycomblog.kinsta.cloud foi projetada para facilitar o gerenciamento de projetos e simplificar a colaboração dentro das equipes através de:

• Ferramentas de comunicação integradas para o contato com equipes, colaboradores externos e partes interessadas
• Relatórios avançados que monitoram o progresso utilizando dados em tempo real
• Work OS inovadora que atua como uma central para colaboração, compartilhamento de documentos e gerenciamento de tarefas
• Templates personalizáveis  para operações de TI em projetos como atualizações de software,  implementações tecnológicas ou pedidos de TI 

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