Projetos não nascem prontos. É preciso mais do que uma boa ideia e motivação para que eles tenham sucesso. É o planejamento estratégico que preenche o abismo entre o início e o final de qualquer projeto. Pense nas estratégias de gerenciamento de projetos como trampolins, e use-as para garantir que os progressos sejam significativos.
Existem inúmeras estratégias de gerenciamento de projetos por aí, mas essas cinco foram planejadas para ajudar você a aumentar as chances de sucesso de seus projetos.
O que é gerenciamento de projetos?
Antes de usar qualquer estratégia de gerenciamento de projetos, você precisa saber exatamente o que está fazendo. Então, vamos parar um instante e responder a uma pergunta fundamental — o que é gerenciamento de projetos?
Gerenciar projetos é organizar pessoas, recursos e processos para se atingir um objetivo com início e fim definidos. Um gerenciamento de projetos bem-sucedido exige organização e metas transparentes, e que todos os envolvidos estejam comprometidos com elas.
Os projetos falham quando as pessoas, os processos ou a comunicação não estão organizados. Manter os três sob controle ajudará você a concluir o projeto apenas com contratempos pequenos e fáceis de gerenciar.
Para evitar essas armadilhas e garantir que seus projetos permaneçam no caminho certo, é preciso seguir um processo de gerenciamento de projetos. Mesmo quando novas tendências mudam a forma como lidamos com o trabalho, o processo permanece o mesmo:
O objetivo de um projeto não passa de um sonho até que você defina as estratégias que utilizará para que ele se transforme em um produto final. 97% das organizações sabem que o gerenciamento de projetos é fundamental para o desempenho e o sucesso dos negócios, de acordo com um estudo da PwC.
O que é planejamento estratégico?
Você não vai ganhar a medalha de ouro do gerenciamento de projetos sem um plano consistente. Antes de mais nada, concentre-se no planejamento estratégico.
O planejamento estratégico analisa o objetivo final e pergunta: “Como chegaremos lá?” A partir daí, ele começa a ser utilizado para alocar os recursos necessários e definir prioridades. Um planejamento estratégico tem metas para que o desempenho seja medido ao longo do caminho, bem como processos claros para garantir que as equipes as alcancem.
A responsabilidade do planejamento estratégico geralmente é do Gerente de Planejamento Estratégico (GPE). Esse profissional de gerenciamento de projetos controla tudo do início ao fim, garantindo que todos os envolvidos saibam exatamente o que está acontecendo e tenham tudo o que necessitam. Eles enxergam o panorama de um projeto e trabalham para diminuir os riscos.
Falando em riscos: risco estratégico é a chance de um projeto falhar. É responsabilidade do GPE antecipar cada fator de risco e planejar o que fazer se isso acontecer.
A COVID-19 é um grande exemplo de risco estratégico. A pandemia transformou a maneira de se trabalhar e mandou todos para casa. A mudança repentina para o trabalho remoto atrasou projetos, mudou a demanda e forçou as equipes a se adaptar. Embora a pandemia global provavelmente não tenha sido mencionada nas reuniões de planejamento estratégico de 2020, gerentes de planejamento estratégico eficientes trabalharam para manter os projetos em andamento com a menor desorganização possível.
Estratégias de planejamento estratégico
São necessárias estratégias de gerenciamento de projetos sólidas para que você possa se orientar ao longo do processo e para que ele siga dentro do prazo. Ter como meta um produto acabado sem qualquer tipo de planejamento pode levar ao desvirtuamento de escopo e fazer com que ele saia do rumo.
Estas cinco estratégias de gerenciamento ajudarão você a criar um planejamento estratégico eficiente e replicável para cada novo projeto.
Estratégia 1: esclareça os detalhes do projeto antes de começar
Antes de começar a programar o projeto, você precisa saber o que ele envolve. Comece com o produto final e pense retroativamente. Quais etapas e resultados menores você precisa completar para chegar ao produto final? Reserve um tempo para entender tudo o que você tem a cumprir e de quais recursos precisará dispor para que isso aconteça. Ao detalhar o seu projeto, é importante adotar uma metodologia de gerenciamento de projetos e começar a construir um planejamento estratégico com base nela.
Estratégia 2: avalie seu projeto sob várias perspectivas
Durante a fase de planejamento estratégico, dê um passo atrás e observe o projeto a partir das perspectivas de diferentes funções. Cada um enfrentará desafios que talvez você não perceba à primeira vista. As estratégias de gerenciamento de projetos na construção, por exemplo, serão diferentes para um capataz e para um arquiteto ou engenheiro local. Sua estratégia de planejamento tem que levar em conta as necessidades de cada função e antecipar os problemas mais comuns que cada uma delas poderá enfrentar. É fácil deixar de considerar possíveis problemas ou perder oportunidades durante o projeto estratégico. Por isso, pode ser interessante mostrá-lo para membros da equipe que não estiveram envolvidos e ver se eles enxergam algo que você talvez tenha perdido.
Estratégia 3: escolha as pessoas certas para a equipe do projeto
Um projeto será tão bem-sucedido quanto as pessoas que trabalham nele. Cada membro da equipe deve ser escolhido pelas habilidades e personalidade que trará ao projeto. Nem todo mundo será perfeito para todos os projetos, e os melhores profissionais podem não estar em sua melhor equipe.
A sobreposição de habilidades e personalidades conflitantes poderá atrasar — ou até mesmo desestabilizar completamente — um projeto. Mas reunir pessoas a partir da perspectiva de “quem é o melhor para este projeto?” tornará o processo muito mais suave.
Estratégia 4: defina metas atingíveis para medir o progresso
Grandes projetos podem sofrer desvios ou atrasos se não tiverem metas específicas e mensuráveis ao longo do caminho. Definir metas divide um projeto em check-points frequentes. Você pode usá-las para engajar sua equipe e ajustar o cronograma do projeto à medida que for avançando.
Estabelecer metas também é uma excelente estratégia de gestão para as partes interessadas. Se você tiver indicadores com prazos definidos ao longo do projeto, poderá relatar às partes interessadas como ele está evoluindo — sem ter que tentar explicar cada tarefa e sua relação com o projeto como um todo.
Estratégia 5: avalie seu processo após a conclusão do projeto
Após a conclusão e depois dos relatórios, informativos, retrospectivas — como preferir chamar —, você precisa avaliar o projeto. Ir além dele ter sido um sucesso ou um fracasso. Olhar para cada meta e passo que deu durante o processo.
Primeiro, celebre suas vitórias. O que correu bem e o que você quer replicar no futuro? Em seguida, procure pontos onde houve ruptura — o que você pode mudar no próximo projeto para evitar os mesmos problemas? Essa análise ajudará você a refinar seu processo de gerenciamento e tornar seus próximos projetos ainda melhores.
Implementar estratégias de gerenciamento de projetos com a staging-mondaycomblog.kinsta.cloud é muito fácil. Queremos ver o seu sucesso tanto quanto você, e, por isso, criamos um template de planejamento estratégico para você usar em seu próximo projeto.
Comece já