Como Gerente de Projetos, pode parecer que você precisa ter olhos na parte de trás da cabeça e de um ou dois pares extras de mãos para conseguir alinhar tudo. Com prazos dispersos, inúmeras entregas, dependências de projeto e muito mais, ter tudo organizando pode ser a chave para um fluxo de trabalho mais simples e eficiente.
Esses 4 modelos juntam-se para formar um fluxo de trabalho completo, do início ao fim, que o ajudará a iniciar qualquer projeto.
Vamos começar do começo:
Processo de aprovação de projeto
O quadro do processo de aprovação de projeto foi criado para ajudar você a reunir facilmente sugestões e solicitações de projetos de qualquer pessoa. Através da opção “Visualizar”, você pode enviar o quadro como um formulário e todas as respostas serão organizadas dentro do quadro. A partir daí você pode acompanhar o processo de aprovação de “Novas solicitações”, passando por “Em consideração” até o “Aprovado”. Depois de aprovado, o gerente de projetos será designado, juntamente com a aprovação do orçamento. Ao clicar em “Aprovado”, um projeto será criado dentro do quadro do programa de alto nível.
Programa de alto nível
Esse será o lugar de todos os seus projetos que se enquadram na mesma categoria. Depois que um projeto é aprovado, ele é criado como em “Próximos projetos”, que servirá como um “catálogo” para você; Depois de passar para o estágio de planejamento, a atualização do status criará um novo quadro com base em um modelo pré-criado para ajudá-lo a planejar todos os aspectos desse projeto.
Planejamento do projeto
Bem-vindo ao lugar onde a mágica acontece! Agora que seu projeto foi aprovado e você está pronto para começar o planejamento, você usará este quadro para mapear toda a sua estrutura de detalhamento do trabalho, para que você possa permanecer no caminho certo e organizar todas as etapas do processo. Obtenha informações valiosas sobre quais aspectos do seu planejamento estão empacadosm através do preenchimento de datas, gerenciamento de esforços, alocações de orçamento e de proprietário do projeto, tudo em um só lugar. Precisa ter uma visão geral rápida da timeline? Visualize seu quadro na Visualização Timeline para ver um layout de gráfico de Gantt do seu projeto, incluindo marcadores claros para eventos importantes.
Registro de risco do programa
Este quadro é onde vão ficar as análises de riscos de todos os quadros, para que todo gerente de projetos possa aprender com a análise de riscos de outros. A probabilidade é medida por um cálculo ponderado de probabilidade e impacto, com a porcentagem estimada aparecendo na coluna “probabilidade” na esquerda. Automatizações de fórmulas adicionais no quadro permitem entender automaticamente a perda esperada com base na probabilidade de ocorrência do risco e no valor total da perda potencial. Com base nas informações inseridas, se o custo de resposta for menor que a perda esperada, seu status será alterado para mitigar. Porém, se o custo da resposta for maior, o status será alterado para acompanhar.
Ter um sistema organizado para gerenciar todos os aspectos do projeto, a capacidade de compartilhar informações importantes do projeto e uma visão clara de onde tudo fica em um determinado momento são itens obrigatórios para qualquer gerente de projetos.
Comece já!