プロジェクトを成功に導く管理方法とは
プロジェクト管理で使うさまざまなフレームワーク、専門用語、概念はあまり一般的でないので、とても難しい感じがするかもしれませんが、プロジェクト管理は言語によく似ており、重要な構造と詳細を組み合わせることで意味がわかるようになります。
プロジェクト管理（プログラム管理とは違います）は、特定のパラメーター内ですべてのプロジェクト目標を達成するためにチームの作業を導くプロセスのことを指します。
プロジェクト管理の目標は、目標を満たす完全なプロジェクトを作成することです。このガイドでは、効果的にプロジェクト管理を行う方法を分析していきます。
プロジェクト管理とは？
プロジェクト管理（PM）は、チームを成功に導くために使用されるフレームワークとして定義され、長期的および日常的な仕事でのチームの目標、ツール、テクニックが含まれます。
プロジェクト管理が重要な理由とは？
プロジェクト管理には、チームが新製品やサービスを導入し、収益を上げ、他の企業の目標達成に向けてチームと共に力を合わせて障壁を取り除く、という重要な意味があります。
Project Management Instituteの調査では次のような結果が出ています。
2020年に、プロジェクトへの投資額のうち11.4%が、劣悪なパフォーマンスやプロジェクト管理のために無駄になってしまいました。
効果的なプロジェクト管理方法とフレームワークを正しく使用することにより、組織はワークフローを積極的かつ継続的に改善して過剰な支出や間違いを防ぐことができます。何事もスピーディーな現代では、トップに立つ企業が効率性と生産性を維持していくには安定したプロジェクト管理が必要です。
プロジェクト管理の内容とその重要性が把握できましたが、どのように始めればよいのでしょうか？
「プロジェクト管理にはプロセスがありますか？」
「はい。これには5つのフェーズあり、それぞれを説明していきます。」
Project Management Institute（PMI）は、プロジェクト管理の業界で一般的とされるプロセスを5つのフェーズにわけています。
（画像出展）
上記の5つの構造とそれぞれのステップについて具体的に書いた本もあるのですが、ここでは絶対に知らなければならない情報について説明します。
1. 立上げ
優れたプロジェクトには、期限内かつ 予算内で完了するために準備が不可欠です。開始フェーズで次のことを決定して、プロジェクトの基盤を築きましょう。
- プロジェクトスコープ：プロジェクト特有の制限と境界のことを指し、プロジェクトで達成されるものとそうでないもの（例：プロジェクトの目的を指します。)の境界を確立することで「スコープクリープ」と呼ばれるものが防がれます。その詳細は こちらでご覧ください。
- 高レベルのプロジェクト概要：プロジェクトの完了に必要なリソース、時間、目標のことです。概要にはこれらの要件を経時的に監視する方法が含まれています。
- 予算: プロジェクトを成功に導くにはいくら必要か？
大規模なプロジェクトの場合、プロジェクトチャーター または「プロジェクト開始ドキュメント」（PID）を作成しても良いでしょう。
2. 計画
このフェーズでは、最終的なプロジェクトの完了日を含む重要なマイルストーンと日付が設定されます。プロジェクトのタイミングを明確かつ意図的に設定することにより、チームメンバー全員が同じ目標に向かって動けるようにするだけでなく、障害に遭遇しても迷いなく動けるようにもなるのです。
このプロセスの間には、チームがどのプロジェクト管理方法論に従うかを必ず概説してください。方法論はたくさんありますが、アジャイル、ウォーターフォール、PRINCE2、PMBOK、スクラム、リーン、かんばんなどがよく知られています。このガイドの後半で、これらの一部についてさらに詳しく説明します。
プランニングフェーズには以下も含まれます。
- チームメンバーの選択
- 成果物の概説
- リソースの概算
- 関連する活動の決定
3. 実行
ここまで来ればあとは実行のみです。実行フェーズでは、プロジェクト計画（またはプロジェクトの成果物）の詳細を実行して、特定の利害関係者に製品を届けます。この段階は監視と制御フェーズと同時に発生し、以下が必要になるかもしれません。
- ワークフローの管理
- 変更と是正措置の推奨
4. 監視・コントロール
プロジェクトのライフサイクルにおいて欠かせないのがこのフェーズです。なぜなら、プロジェクトマネージャーはここでプロジェクトの 進み具合をプロジェクト計画と照らし合わせて確認することができるからです。
- 定期的かつ継続的な“チェックイン“
- プロジェクトのドキュメントと追跡ツールやフレームワーク（かんばんボード、ガントチャート、、チームのスタンドアップなど）の適切な使用。これが視覚的でリアルタイムであればあるほど、主な関係者とのやりとりと調整が簡単になります。
5. 終結
「プロジェクトのデリバリー」として知られる最後のステップは、すべての活動を締めくくり、最終製品をクライアント（内部チームまたは外部の利害関係者）に提供するときです。
また、次の要素が含まれる場合もあります。
- 正式な契約や規約の終了
- 成功したものや計画どおりに進まなかったもの、今後のチームやプロジェクトで役立たせることができるものを把握する完全なレビューや監査。
詳しい資料はこちら
プロジェクト管理を成功させる8つのコツ
企業はプロジェクトを適切に管理することにより、新製品やサービスを開発し、社内の事業プロセスを変革し、お客様に価値をもたらすことができるのです。ただし、適切な要素を配置しないとイノベーションが生まれなくなり、時間とお金の無駄になる可能性があります。
そこで、プロジェクト管理を成功させる8つのコツをご紹介します。
1. 立上げとプランニングの段階に投資する
「プロジェクトが失敗する理由」はたくさんありますが、プロジェクトのライフサイクルでの開始段階と計画段階の要である計画と調査を怠ったことが主に挙げられます。しかし、組織の優先順位、目標、要件などの重要な面を早期に確立・同期・同意することにより、後ほど混乱が生じる可能性は低くなります。
2. プロジェクトに適切なフレームワークや方法論を選ぶ
プロジェクト管理の成功に向けた2番目のステップは、適切なフレームワークや方法論を見つけることです。プロジェクト管理の方法論では、プロジェクトの計画・管理・実行に使用される主な原則とプロセスについて説明します。クリティカルパス法やウォーターフォールなど選ぶ手法にかかわらず、このようなフレームワークにより作業の優先順位と完了する方法、そして視覚化する方法も決定されます。
3. 透明性と所有権を重視する文化を促進する
複雑で繊細な場面が生じるプロジェクトの管理には、透明性が欠かせません。透明性を推奨する強力な企業文化が整っていれば、チームメンバーとリーダーはプロジェクトが複雑で面倒な場面にきても、お互いに頼り合って問題を提起したり、自分で責任を持って作業をすることができます。
透明性は明確なコミュニケーションから生じるもので、それぞれの貢献者は長期目標、KPI（主要なパフォーマンスインジケーター）、計画、全体での自分の役割を理解することもできます。これを達成する方法のひとつでは、すべての従業員を（あるレベルの）プランニングプロセスに関与させ、安定したプロジェクト管理ワークフローを使用してタスクと成果物に対する所有権を与えます。この文化の良い点とは他にもあります。このような文化の中で従業員はより効果的に自己管理する傾向があり（マイクロ管理が不要）、説明責任を強く感じるようになるので、やる気になって最高の業績を収めたくなるのです。
4. 現実的なスコープを定める
スコープクリープは、プロジェクトマネージャーが直面する主な課題のひとつです。52％の企業がプロジェクト中にスコープクリープ または想定外の変更を経験しています。これはプロジェクトのどの段階でもある制御不可能な要因によるものかもしれませんが、最初から適切な人にプロジェクトを計画してもらうと、そのスコープも正確に定めることができるのです。開始と計画の段階で経験豊富な利害関係者やチームメンバーに関わってもらえば、後ほどストレスを溜める場面を避けることができます。また、以前のプロジェクトのデータを確認することで、プロジェクトスコープをより明確に設定できるようになります。
5. スケジューリングをより効果的に
チームの生産性を維持したいなら、チームのワークロードと納品予定日に見合った現実的な作業スケジュールを作成する必要があります。完璧なプロジェクト管理のタイムラインをつくるのはほぼ不可能ですが、この2つの要因のバランスを調整するのは大事だと言えます。staging-mondaycomblog.kinsta.cloud のような Work OSを使用すると、カレンダー、タイムライン、リソースの管理と同じ場所から ワークロードビューでチームメートやチーム全体のワークロードを見ることができます。
スケジュールをわかりやすく伝えると、遅延などの経費のロスとなる問題が起こりにくくなります。また、利用するプロジェクト管理法の種類により、チームが主な目標やいくつかの小さな目標の達成に向けて時間をどのように使うかが異なってきます。スクラムのようなアジャイル形フレームワークを利用するなら、納品分を小さく分けてそれぞれを短期間で徐々に完了させていきます。また、プロジェクト計画では想定外のことに対処する時間をスケジュールすることも重要です。
6. 効果的なリソース管理を実践する
リソース管理はプロジェクト管理の重要な要素であり、リソースを事前に計画・スケジュール・配分するプロセスを具体的に示し、効率を最大化するものです。具体的には、建設プロジェクトを管理する請負業者がリソース管理をしている場合、2台のコンクリートポンプ車を同時に2か所の現場でレンタルする代わりに、1台を2か所の現場のためにレンタルするように決定することなどがその例となります。
デジタルプロジェクトの場合、リソースは特定の従業員やチームを指すことが多いです。グラフィックデザイナーには他に同時進行のプロジェクトがあるかもしれないので、目標達成に向けて計画する必要があります。リストには、人、資本などの物理的なものを含む多くのリソースがあります。
7. 利害関係者の協力を得る
A 利害関係者とは、プロジェクトの成功に直接投資している人を指します。主なクライアント、内部の製品ユーザー、エグゼクティブ、プロダクトマネージャーなどがその例です。プロジェクト完了に向けてリソースを提供する利害関係者たちに支援してもらうには、チームとプロジェクトマネージャーはプロジェクトに必要な作業をしっかりこなす必要があります。
両者間のコミュニケーションとフィードバックはプロジェクトの前・最中・後に必ず行なってください。なぜなら、両者とも組織の目標とチームの能力に関する独自の洞察と視点を提供できるからです。頼りになる機能を備えた Work OS は、重要なデータとタイムラインをリアルタイムで提示するのに役立ちます。
8. レベルが高いプロジェクト管理ツールとソフトウェアを選ぶ
リモートワーク、部門間のコラボレーション、クラウドでのファイル共有など会社独自の要素が絡む今の時代に成功するためには、それに見合ったプロジェクト管理プラットフォームが必要となります。
staging-mondaycomblog.kinsta.cloud workmanagement ではあらゆるプロジェクトに使える完全なツールキットが備えられており、使いやすい Work OS を基盤として構築されているので、お好みのプロジェクト管理フレームワークで自由に作業することができます。さらに、カスタムのテーブル（色分けされたステータス付き）やかんばんボード、ガントチャート、タイムライン、カレンダービューを利用して、ワークフローを自由自在にカスタマイズしてみましょう。
また、mondays.comをすでに利用している他のツールと問題なく統合し、チーム全体とリアルタイムでボード、ダッシュボード、更新を共有することもできます。
プロジェクト管理を導く4つのフレームワーク
プロジェクト管理の方法を決定する上で最も重要なことのひとつはフレームワークの選択で、これによりチームの構成とプロジェクトの計画と監視の方法が決まります。
お約束どおり、プロジェクト管理の主なフレームワーク（詳細を提供するページへのリンク付き）については、こちらで具体的に説明していきましょう。
1. ウォーターフォール型プロジェクト管理
ウォーターフォール型や従来のプロジェクト管理では「完璧な計画」を作ることに注力します。プロジェクトの開始前に全体を最初から最後まで細分化してスケジュールします。
依存関係が多い物理製品や、サービスレベル契約（SLA）で完璧、一貫性、期日の厳守を求められるサービスに対するプロジェクトの管理では、この管理方法が最も効果的です。
staging-mondaycomblog.kinsta.cloud のウォーターフォール型プロジェクト管理ガイドは、こちらでご覧ください。
2. かんばん型プロジェクト管理
ウォーターフォール型のフレームワークとは異なり、かんばん型プロジェクト管理の焦点は継続的な改善です。チームは上記のようなかんばんボードを使用して、製品、キャンペーン、プロセスを改善する方法を計画します。
かんばん型が適している場合の例をご紹介します。かんばん型では作業を視覚化することで、進行中の作業（WIP）をなるべく減らして「実行中」から「完了」にすばやく移動させるようにします。これはプロジェクト進行中にもリクエストを受けるチームに最適です。
かんばん型プロジェクト管理の詳細については、このガイドをご覧ください。
3. スクラム型プロジェクト管理
スクラム型のフレームワークは、アジャイル型プロジェクト管理の実装では最も一般的な方法です。大規模なプロジェクトを1〜4週間の短い作業に分割し、プロジェクト進行中でも需要に適応できるようにます。
また、チームのサイズ、チームの役割、計画、会議、成果物などに関するルールも決定します。これはソフトウェア開発者に人気がありますが、あらかじめ小さく分けて仕上げた納品分を仕上げてプロジェクト完了前に徐々に提供したいチームにも最適です。たとえば、マーケティングキャンペーン、製品設計などの創造的なプロジェクトに使用できます。
スクラムの方法論についての詳細は、この記事 でお読みください。
4. アジャイル型プロジェクト管理
「アジャイル」はプロジェクト管理でのトレンド用語で、効率が低い企業に”万能薬”として提供されます。ただし、以下のような独特の欠点があります。
スクラム型のようなアジャイル型フレームワークは、間違い、試行錯誤、想定外の変更に対する余地を残すように作られています。つまり、アジャイル型アプローチを採用している場合、すべての作業がスムーズにいくとは限らないことを想定しています。また、この方法で小規模なチームから拡張していくのは容易ではありません。一方、いつでもプロジェクト計画 を修正できる柔軟性を維持することが、プロジェクトを必ず完了させるために不可欠な要素とするチームは少なくありません。
アジャイル型フレームワークを利用して次のプロジェクトに取り組みたいなら、完全ガイドをご覧ください。
また、人気のあるプロジェクト管理の方法論に関する役立つブログを読んで、どれが適しているか判断してみましょう。
プロジェクト管理のフェーズ、フレームワーク、成功するコツについて説明しましたので、プロジェクトの完了に向けて主な役割を担うチームについて話していきましょう。プロジェクトに適した人を選択する方法は次のとおりです。
生産的なプロジェクトチームを編成するにはどうすればよいのでしょう？
プロジェクトチームの編成方法は、フレームワークとプロジェクトスコープにより大きく異なります。成功する生産的なチームの編成に使える実績のある戦略は次のとおりです。
1. あらゆる部門から有能な人を採用する
プロジェクトにはさまざまな専門知識やインプットとその恩恵が必要なので、プロジェクトチームは異なる部門からのメンバーで編成されることが多いです。
新しい人材を雇う代わりに既存の人員を利用して、組織的な大きい目標を軸に複数の部門を同期することができます。たとえば、新しいマーケティングキャンペーンではウェブサイトのデザイナー、コピーライター、製品マネージャーが必要になるかもしれません。
2. プロジェクトマネージャーは慎重に選び、責任を正確に定義する
A プロジェクトマネージャーは、PM の専門家またはプロジェクトの分野に関する深い知識がある専門家（SME）であるかもしれません。通常プロジェクトマネージャーの役割を担う人は次のとおりです。
PM の専門家は、プランニングの初期に話し合いをリードする役割を果たすことがあります。PM は実体験から得た知識を活用して、利害関係者と中小企業にプロジェクトの計画を練るお手伝いをします。中小企業では専用のプロジェクトマネージャーを雇う予算がないことがあります。その場合、SME またはエグゼクティブが論理的な選択となります。
マネージャーの役割とは？
プロジェクトマネージャーはチームごとに違うように見えるかもしれませんが、基本的にはプロジェクトと担当者たちの日常的な管理に責任があります。また、次の6つの側面も管理対象となります。
- スコープ
- スケジュール
- 財務
- リスク
- 質
- リソース
3. 一人ひとりに責任を持たせる
プロジェクトマネージャーがチームメンバー全員の手を引くように導き、些細なことでもすべて自分で決定しなければならない状態になると、プロジェクトはなかなか進まなくなります。その代わりに、チームメンバーが自己判断をして進めるように力づけてください。
従業員に対する信頼が高い企業の従業員は、その逆の企業の従業員よりも生産性が 50%高いと報告されています。
従業員をマイクロ管理すると進展が遅れ、チームの士気が下がります。タスクの所有を奨励し、プロジェクトの初期段階で期待されることをすべて明らかにすることにより、チームメンバーはそれに向かって動くようになるのです。
上に示したように、あなたは”完璧な”チームを目指しています。時間が経つにつれて、あなたのチームは民族的背景や社会経済的地位、そして働く場所（コロナ禍により在宅勤務に変えたチームが増加）がますます多様になる可能性が高いことを必ず理解いておきましょう。
多様性が高いほど視点と専門知識がも高くなるのでプロジェクトに必ずメリットをもたらしますが、異なるチームやさまざまなプロジェクトに対応するための柔軟なツールが必要となってきます。そこで、プロジェクト管理ソフトウェアの出番です。
プロジェクト管理ソフトウェアをフル活用する6つのステップ
とてもシンプルで小規模なプロジェクトならスプレッドシート、メール、ホワイトボードで十分な場合がありますが、大規模で複雑なプロジェクトを成功させるには堅牢なプロジェクト管理プラットフォームが必要です。
staging-mondaycomblog.kinsta.cloud は、プラットフォーム固有のテンプレート、ボード、ワークフローの自動化からコラボレーションツールの統合まで、必要な機能をすべて提供します。
mondays.com の Work OS などのデジタルワークスペースを設定して、次のようにプロジェクトチームに力を与えましょう。
1. プロジェクトの文書化でフレームワークの採用をスピードアップ
プロジェクトの文書化とは、プロジェクトを正常に実装するために必要な主要なプロジェクトの詳細とドキュメントを記録することです。特定のプロジェクト方法論で複数のチームをまとめている場合は、関係者全員にとって明確なドキュメントを提供して理解できるようにすることが重要です。
Work OS を使用すると、ワークフロー内からドキュメントを作成・共有し、共同作業ができます。staging-mondaycomblog.kinsta.cloud の workdocsでは、チームメンバーはプロジェクトの流れと自分が担当している部分をリアルタイムで確認して理解することができます。
2. ロードマップと具体的なプロジェクト計画を作成する
プロジェクトロードマップとは、タイムラインごとに編成されたプロジェクトの目標と成果物の全体像を視覚的に表す概要のことで、利害関係者の期待値を管理し、他のチームに計画を伝えてリソースを調整できるとても便利なツールです。プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、手軽に利用できるリアルタイムで更新されるドキュメントを誰でも作成できるようになります。さらに、このような staging-mondaycomblog.kinsta.cloud のプロジェクトロードマップのテンプレートを使えば、プロジェクトの立ち上げがスピードアップします。
3. 機能性に優れたワークフローを構築する
ロードマップや他の形での具体的なプロジェクトプランができたら、ワークフローをもっと具体的に設定しましょう。この重要なステップにより、チームメンバーが作業を行い、プロジェクトマネージャーがプロジェクトの進捗状況を簡単かつ直感的に監視して制御できるようになるのです。
プロジェクトのワークフローの構築に従来のプロジェクト管理ソフトウェアではなく Work OS を使用すると、堅牢なテンプレートを手早くカスタマイズして異なるプロジェクト方法論に適合でき、さまざまなビュー、自動化などを組み込むことができるようになるというメリットがあります。
たとえば、ウォーターフォール型をお好みの場合は、以下の画像のような作業分解構成図（WBS）というものを使うことができます。
4. 所有を促す
より堅牢な Work OS では、ユーザーカラムを追加して、タスクとサブタスクの所有権を個々の従業員とチームに簡単に割り当てることができます。一部のプロジェクト管理ソフトウェアでは、個々の所有者のみを選択できます。このようなカラムにより、プロジェクトマネージャーとユーザーが仕事を割り当てて最後まで監視できるようになります。自動化を実装して、プロジェクトのフェーズ完了時にタスク所有者に通知が送信されるようにすることもできます。
タスク所有者の割り当てに加えて、各チームメンバーにステータス会議中に進捗状況を報告し、そこでの独自の障害を特定するなどの簡単な責任を与えることもお勧めします。これにより透明性の文化が維持され、仕事に勢いが出るようになります。
5. データ駆動型の意思決定に専念する
実行可能な洞察でプロジェクトをレベルアップさせましょう。選択したソリューションに応じて、データを最大限に活用するのに役立つ機能をご用意しました。
- 時間の追跡 – チームがタスクにかかる時間を確認できます
- カスタム可能なステータス – 利害関係者はプロジェクトが滞りやすい場所を確認できます
- 期日 – プロジェクトの成功に向かってチームメンバー全員に責任を課します
異なるワークフローを作成したらリソースとして使用し、レポートとダッシュボードを簡単に作成します。 KPIでプロジェクトの成功を評価—このデータを使用して、意思決定や新しいプロジェクトを導くことができます。
6. 反復タスクを自動化してプロジェクト管理をスピードアップ
自動化でワークフローをスピードアップするとプロジェクト管理の効率が上がります。たとえば、期日が過ぎたらマネージャーに自動的に通知したり、毎週新しいタスクアイテムを作成したりできます。
プロジェクト管理の未来はどうなるのでしょう？
プロジェクト管理の傾向により働き方が変わってきています。人工知能（AI）には最強の力と永続的な効果があるかもしれません。実際のところ、PMI のPulse of the Profession 調査では、回答者の81％が自分の組織がすでに AI テクノロジーの影響を受けていると報告しています。
テクノロジーライターのピーター・ギフェンは次のように語ります。
「AIはデータ分析を組み込み、プロジェクトチームのデータを自動的に分析し、パフォーマンスの改善方法について明確な指示を与えることができます。」
このフォーブスの記事で概説されているように、近い将来に予測されるプロジェクト管理の傾向がAI の他に3つあります。
- プロジェクトマネージャーに必要となる AI と EI のスキル: EI（感情的知性）は、PM 業界で必要なスキルになりつつあります。人を理解する能力は欠かせないのです。他の重要なプロジェクト管理スキルについては、この記事をお読みください。
- カスタマイズまたはハイブリッド PM の採用: 今や一つの PM 方法論のみでは不十分な時代です。異なるチームやさまざまなプロジェクトに柔軟に対応する形が必要とされる可能性が高いでしょう。
- より多様なチーム構造: 前述したように、チームの多様性はさらに高まっていきます。最終的には前向きな傾向となりますが、ますます多様化するチームが効果的かつ効率的に協力するにつれて幅広い課題がもたらされます。
いずれにせよ、プロジェクト管理がなくなることはありません。しかし、プロジェクト管理ソフトウェアにもいろいろな種類があります。ニーズにより最適なプロジェクト管理ソフトウェアは異なりますので、強くお勧めするものを以下で簡単に説明します。
staging-mondaycomblog.kinsta.cloud をプロジェクト管理に使う理由とは？
staging-mondaycomblog.kinsta.cloud’s Work OS はプロジェクト管理ソフトウェアとして機能するだけではなく、チームがプロジェクトとタスクを1か所で管理できるようにします。
次のことが実現できます
- プロジェクトの進捗状況を視覚的に一目で把握
- スケジュールと期日の厳守
- 共同作業の効率と効果を高める
- 夢のワークフローを構築
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