Vous avez Slack. Vous avez les e-mails. Vous avez les réunions Zoom, FaceTime et Whatsapp. La technologie d’aujourd’hui offre une connectivité sans précédent. Cependant, pour les équipes virtuelles, le fait d’être déconnectées physiquement soulève encore des défis majeurs.
Pour de nombreuses équipes virtuelles, les difficultés de communication, les missions incompatibles, le chevauchement des méthodes de travail et le manque de transparence sont la norme. Il est donc quasi-impossible de fournir rapidement un travail de grande qualité.
La clé de la réussite pour les équipes virtuelles n’est pas d’ajouter une énième conférence téléphonique hebdomadaire. Il faut les aider à faire face à ses défis ensemble, en développant les traits suivants :
- Responsabilité
- Collaboration
- Engagement
C’est facile à retenir : RCE.
Dans cet article, nous allons expliquer pourquoi ces traits sont essentiels pour les équipes virtuelles, et comment les faire évoluer avec un Work OS. Mais d’abord, découvrons les défis auxquels les équipes virtuelles font face.
L’évolution des systèmes de travail engendre de nouvelles difficultés
Alors que les hiérarchies de direction restent globalement inchangées, les structures organisationnelles ont évolué, passant de formations descendantes à des systèmes plus décentralisés et géographiquement dispersés.
Ce virage s’explique par le besoin d’accélérer le rythme de travail et de répondre plus efficacement aux besoins du client. Contrairement aux structures traditionnelles, les nouveaux systèmes ont moins de niveaux de direction.
À la place, ils ont de plus petites équipes aux missions spécifiques afin d’améliorer la prise de décision, la mobilité et la contribution individuelle. Par exemple, le nombre de start-up augmente et beaucoup d’entre elles adoptent des systèmes géographiquement dispersés pour faciliter une exécution rapide et la contribution individuelle.
Les systèmes géographiquement dispersés permettent également aux personnes, aux équipes et aux services entiers de fonctionner à distance.
Cependant, l’avènement de cette nouvelle ère soulève ses propres défis : le manque de coordination, la redondance des tâches, le chevauchement des outils, l’inefficacité des processus, les problèmes de communication et le cloisonnement des informations.
Les équipes virtuelles sont celles qui y sont le plus confrontées car le manque de proximité physique accentue ces obstacles.
Surmonter les défis inévitables des équipes virtuelles
Quand des équipes sont dispersées aux quatre coins d’un pays ou du globe, comment peuvent-elles maintenir les processus et les tâches alignés ? Comment peuvent-elles réussir à communiquer de manière efficace d’un continent à l’autre, avec des fuseaux horaires différents ? Comment peuvent-elles éviter que la distance physique n’aggrave le cloisonnement de l’information ?
Le leadership solide, les feed-back et le talent seront toujours importants. Toutefois, pour prospérer dans cet environnement de travail actuel, où tout va très vite, les équipes virtuelles doivent avoir ces trois traits essentiels :
Responsabilité
Lorsqu’ils connaissent leur rôle, leurs responsabilités et leurs objectifs, les employés sont plus motivés à produire un travail de la plus grande qualité. Au sein des équipes virtuelles, pour lesquelles avoir une grande autonomie est monnaie courante, avoir un fort sentiment de responsabilité est un facteur clé pour atteindre une haute performance.
Collaboration
La collaboration est au cœur du travail moderne. Comme les organisations ajoutent sans cesse de nouveaux outils à leur arsenal numérique, le travail d’équipe, la coordination et le partage d’informations sont devenus encore plus important. Pour les équipes virtuelles, la collaboration forge des liens essentiels et permet aux diverses personnes intéressées de rester alignées sur les objectifs et initiatives.
Engagement
Selon Gallup, les employés fortement engagés produisent de meilleurs résultats opérationnels que ceux qui ne le sont pas. Dans des milieux de travail dynamiques, l’engagement est une condition indispensable pour la vitesse, le travail d’équipe et l’exécution.
Créer un lien entre les équipes virtuelles et le reste de l’organisation
Comment les organisations peuvent-elles aider leurs équipes virtuelles à cultiver ces traits et à relever les défis de l’environnement de travail dispersé et effréné d’aujourd’hui ?
La solution est d’avoir un système servant d’unique source de vérité. En partageant un système central de travail, les organisations peuvent faciliter l’alignement, le travail d’équipe et l’efficacité.
Un système d’exploitation de travail (Work OS) sert de centre névralgique dans un système de travail à distance.
Un Work OS est une plateforme logicielle dans le cloud où les utilisateurs peuvent créer des apps de flux de travail personnalisées qui gèrent toutes les équipes et fonctions au sein de l’organisation. Si les équipes virtuelles peuvent facilement voir, planifier, gérer et suivre des processus et projets avec d’autres personnes au sein de l’organisation, elles sont plus alignées et peuvent travailler plus rapidement pour atteindre leurs objectifs.
Work OS : la plateforme intégrant responsabilité, engagement et collaboration
Utiliser un Work OS augmentera automatiquement la responsabilité, l’engagement et la collaboration des équipes virtuelles. Voici comment :
- Il héberge et intègre des systèmes informatiques clés (pensez : CRM, PGI, plateformes analytiques etc.), afin que tous les membres de l’équipe puissent avoir accès aux données pertinentes du système. Passer au-dessus des silos de données et simplifier le partage d’informations est fondamental pour la collaboration et l’engagement.
- Cela permet à tout le monde d’être sur la même longueur d’onde en termes d’objectifs, d’ICP, de projets, et de savoir qui est responsable de quoi. Avec une visibilité accrue des données de l’équipe, des tâches en cours et des mises à jour des statuts, chaque membre de l’équipe deviendra naturellement plus responsable de son côté.
- Cela permet de simplifier la communication, rendant plus facile la collaboration et le partage de mises à jour de statut.
- Cela vous permet de développer des applications et d’automatiser des flux de travail pour créer des processus plus efficaces et satisfaire des besoins non comblés.
- Grâce à une coordination améliorée, les équipes virtuelles peuvent identifier des processus redondants et des initiatives qui se recoupent, qui font perdre du temps et des ressources. Elles peuvent également gérer facilement des projets communs pour ainsi atteindre des objectifs mutuels.
Préparez-vous à l’avenir du travail
Selon le rapport annuel State of Remote Work (le travail à distance) de Owl Lab, 30 % des employés aux États-Unis travaillaient à distance à temps plein en 2019. 7 % travaillent à distance au moins trois fois par semaine. Ce nombre va croître de façon exponentielle car de plus en plus d’équipes passent au télétravail.
Les systèmes de travail à distance, dans les locaux de l’entreprise ou en dehors, sont là pour durer. Pour réussir, les équipes virtuelles ont besoin d’outils qui leur permettent d’accroître leur vitesse et leur mobilité.
Avec un Work OS, la responsabilité, la collaboration et l’engagement deviennent une seconde nature… et tout le reste rentre dans l’ordre.
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