7 conseils pratiques pour gérer une équipe à distance

Parfois, les choses sont plus compliquées que prévu. De la coordination pour les appels sur plusieurs fuseaux horaires au maintien d’une communication efficace, gérer une équipe à distance peut se révéler être un vrai défi.

La bonne nouvelle : Nous avons regroupé les 7 meilleures pratiques à adopter pour que votre équipe à distance soit réglée comme une horloge.

L’essor des équipes à distance

Tout d’abord, examinons l’essor des équipes à distance avant de nous plonger plus en détail dans la tactique.

Ces dernières années, le nombre d’équipes à distance a fortement augmenté. Selon le rapport Gallup sur l’état de l’emploi aux États-Unis, 43 % des employés travaillent partiellement à distance, et le pourcentage des employés qui sont à 100 % en télétravail est aujourd’hui de 20 %, contre 15% il y a six ans.

De nombreux secteurs voient les télétravailleurs comme un véritable avantage, et cette tendance est appelée à continuer. Les experts prévoient qu’en 2020, 50 % de la population active adulte mondiale sera en télétravail.

Les avantages des équipes à distance

Il y a des avantages à faire appel à des employés en télétravail : en leur permettant de travailler à distance, vous les rendez plus autonomes, plus efficaces et plus à même de fournir un travail de haute qualité sans subir les distractions du bureau. Examinons de plus près les avantages des équipes à distance.

Une plus grande productivité

Les télétravailleurs ont tendance à être plus productifs, grâce à un emploi du temps plus flexible, l’absence de distractions, une organisation personnalisée de leur travail, l’absence de temps de trajet et la motivation de faire plus en moins de temps. Et ça paie : Le groupe de services internet commerciaux Cisco déclarait une économie annuelle de 277 millions de dollars en productivité grâce à ses employés à distance. Selon la même enquête, 69 % des employés déclaraient avoir une productivité plus élevée lorsqu’ils travaillaient à distance.

Des employés plus autonomes

Les gens associent souvent autonomie avec absence de structure, mais c’est une erreur. Donner aux employés la possibilité de prendre leurs propres décisions leur permet de gérer eux-même leur travail. Lorsque vous gérez une équipe à distance, vous remarquez à quel point les employés les plus autonomes sont aussi les plus responsables. C’est dans la nature humaine, les employés ont plus d’autonomie pour achever leur travail de la manière qu’ils jugent la plus confortable, et vont plus loin pour offrir les meilleurs résultats possibles.

Un environnement sans disctractions

Vous connaissez sûrement ce moment où un collègue passe à votre bureau parce qu’il a une « petite question », que vous passez une heure à lui expliquer, et vous retrouvez coincé avec tout un tas de choses à faire qui s’ajoutent à votre liste déjà bien remplie. Dans la plupart des cas, le télétravail signifie que vos employés ne seront pas dérangés par ce type de distraction. Un sondage de CoSo Cloud montre qu’outre le fait de se sentir plus productifs, 30 % des télétravailleurs interrogés déclaraient faire plus en moins de temps, 22 % avaient envie de faire plus d’heures et 52 % étaient moins susceptibles de prendre des pauses.

Des employés plus loyaux

Dans une enquête de Owl Labs, 74 % des employés déclarent que la possibilité de travailler à distance les pousserait à continuer à travailler pour leur employeur actuel. D’après la même enquête, les télétravailleurs affirment qu’ils sont prêts à conserver leur emploi actuel pour les cinq années à venir, soit 13 % de plus que les travailleurs sur site. Selon Gartner, en 2020, les organisations qui soutiennent le « choisissez votre manière de travailler » doperont le taux de rétention de leurs employés de plus de 10 %.

Des frais amoindris

L’avantage principal d’avoir des équipes à distance repose sur les économies financières de location de bureaux, de meubles, d’électricité, de technologies et autres frais généraux. Selon CNN, permettre à vos employés de télétravailler à mi-temps peut faire économiser à votre entreprise plus de 11 000 $ par an.

Dell en est la preuve, étant parmi les 20 plus grandes entreprises à employer des télétravailleurs en 2019. En 2016, l’entreprise déclarait économiser 12 millions de dollars par an grâce à ses économies d’espaces de bureau. Dans le cadre de son engagement pour un espace de travail à distance, Dell visait à proposer à au moins la moitié de ses effectifs la possibilité de travailler à distance en 2020. Récemment, l’entreprise a dépassé son objectif de 2020, avec 58 % des membres de ses équipes qui tirent profit de cette flexibilité dans leur vie professionnelle.

7 conseils pratiques pour gérer une équipe à distance

Maintenant que nous connaissons les avantages des équipes à distance, passons aux meilleures pratiques pour les gérer.

La première chose à savoir, c’est que les barrières physiques et culturelles telles que les fuseaux horaires, le multiculturalisme et les différentes manières de travailler obligent les chefs d’équipes à tout mettre en œuvre pour élaborer une culture stimulante et des processus homogènes qui permettront aux équipes à distance de réussir.

Voici ce qu’il faut garder à l’esprit :

1. Prévoyez la bonne infrastructure technologique

Utiliser la technologie et des logiciels peut aider votre équipe à fournir le meilleur d’elle-même, et ce de n’importe où. Garantir une infrastructure fiable, sécurisée et bien équipée est la base d’une collaboration harmonieuse et d’un travail à distance efficace. Alors assurez-vous d’investir dans la bonne infrastructure technologique, qui vous permettra de compenser la distance physique. Grâce à des outils de collaboration audio et vidéo, ainsi qu’à des logiciels de partage de fichiers, vous êtes certains de fournir à vos employés une expérience de travail à distance stimulante et productive.

« Nous vivons dans une société post-réseaux, et les équipes dispersées sont la nouvelle norme pour toutes les entreprises, pas seulement celles dans la technologie. On commence à être témoin d’une explosion d’outils et de techniques pour gérer la prédominance croissance des équipes dispersées. Attendez-vous à voir une généralisation de ce modèle et un abandon du classique 9h-17h. » -Om Malik, partenaire chez True Ventures

2. Concentrez-vous sur l’intégration et la formation (et recrutez les bonnes personnes)

Lorsque vous recrutez des employés à distance, assurez-vous de chercher des personnes motivées qui partagent la même vision et les mêmes valeurs que votre entreprise. Pour gérer efficacement une équipe à distance, il est important de clarifier les attentes dès le départ. Assurez-vous que tout le monde comprenne bien les objectifs de l’entreprise et qu’il y ait un processus d’intégration cohérent en place. Dans le cadre de l’intégration, prévoyez d’organiser des séances de formation pour présenter les indicateurs clés de performance, les attentes, décrire les tâches et les postes des membres de l’équipe.

« Nous embauchons des personnes qui font preuve de beaucoup de volonté et de motivation. S’ils ont ça en eux, nous n’avons pas besoin de les pousser ni de leur dire quoi faire. Ils s’approprieront totalement leur travail. » -Chris Ruder, PDG de Spikeball

3. Même à distance, intégrez les membres de l’équipe aux événements et réunions

Que faire pour que même à distance les membres de votre équipe aient le sentiment de faire partie de l’entreprise ? Invitez-les aux événements et réunions de l’entreprise. Le fait de les maintenir dans la chaîne de communication renforcera leur sentiment d’appartenance, mais les motivera également à participer activement, à proposer des idées et à échanger lors des séances de brainstorming.

« Assurez-vous que les agendas de toutes les réunions soient clairs et bien identifiés avant et à la conclusion de chaque réunion. On ne peut pas discuter dans les couloirs quand on travaille à distance. Dès lors, l’optimisation de la communication est indispensable. » -Casey Armstrong, CMO chez ShipBob

4. Adaptez-vous en rendant les horaires de travail flexibles.

Selon le rapport Buffer de 2019 sur l’état du travail à distance, 40 % des travailleurs à distance considèrent que la flexibilité des horaires est le plus grand avantage. Être conscient des différents fuseaux horaires et environnements est le meilleur moyen de se montrer respectueux et compréhensif envers les autres membres d’équipe. Laisser la possibilité aux employés de travailler à distance mais en leur imposant un horaire fixe peut s’avérer, eh bien… un peu contreproductif.

« Parfois, je me dis que la réussite de Buffer réside dans la conscience des différentes énergies que nos employés apportent lors des réunions dans les différents fuseaux horaires. Une réunion à 7h, 11h, 15h ou 18h peut être la même pour des personnes sur le même fuseau horaire, mais peut représenter des différences d’état d’esprit majeures, différents niveaux d’énergie, etc. » -Carolyn Kopprasch, responsables des projets spéciaux chez Buffer

5. Prenez le temps de vous retrouver en équipe

Les connections en face à face aident à bâtir la confiance et renforcent les liens au sein de l’équipe. En raison des différences de localisation, les personnes qui travaillent à distance manquent parfois de liens personnels avec les autres membres de l’équipe. Le meilleur moyen de surmonter ce défi est de rassembler l’équipe au moins une ou deux fois par an. C’est d’autant plus important pour les nouvelles recrues, afin qu’elles aient une chance de relier les noms aux visages et de rencontrer les membres de leur équipe avec qui elles collaboreront mieux.

« Je ne peux souligner assez la valeur et l’importance de réunir physiquement notre équipe deux fois par an. C’est le mortier qui permet de souder notre équipe le reste de l’année. » -Barrett Brooks, COO chez ConvertKit

6. Renforcez la culture d’entreprise

Les organisations qui encouragent un environnement virtuel sont celles qui tirent le meilleur parti de chaque membre d’équipe. Lorsque les individus partagent la même vision et les mêmes valeurs, ils sont prêts à aller plus loin pour faire plus.

« Dirigez avec empathie. Vos employés peuvent faire face à des facteurs politiques ou environnementaux que vous ignorez parce que vous vivez de l’autre côté de la planète. Faites de votre équipe un refuge pour vos employés où ils peuvent échanger librement. » -Marissa Goldberg, responsable de produit technique chez Analytics Fire

7. Simplifiez la collaboration et la communication.

Dans une équipe à distance, l’un des éléments clés, c’est une communication claire. Établir des processus et clarifier vos attentes améliorera la performance de votre équipe. Communiquez, suivez, répétez, ne laissez bien s’échapper.

« Quand vous travaillez à distance, il est primordial de rester informé des modifications ou mises à jours de l’entreprise, afin de réussir votre communication. Nous partageons nos annonces trois fois : Via un outil de chat, par e-mail et lors de notre réunion bi-hebdomadaire à la mairie. » -Chathri Ali, responsable croissance chez ReCharge Payments

Gérez facilement vos équipes à distance

Vous avez tout à gagner à adopter le télétravail.

Certes, les équipes à distance requièrent souvent des modifications culturelles et technologiques, mais elles vous apportent également un avantage concurrentiel considérable et vous permettent de consolider la meilleure équipe possible, composée des esprits les plus compétents, où qu’ils vivent.

S’il y a une chose que vous devez retenir, c’est que le meilleur moyen de gérer une équipe à distance, c’est en consolidant la confiance, en encourageant la communication et en mettant l’accent sur l’efficacité grâce à la technologie.

Vous souhaitez en savoir plus sur la gestion d’équipe à distance ? Nous avons ce qu’il vous faut !

Pour plus de conseils de planification, consultez notre plan stratégique pour les entreprises mis en place avec Hubspot.