Resulta que, a veces, es un poco más complicado de lo que creemos. Desde coordinar los tiempos para las llamadas que se realizan en diferentes zonas horarias hasta mantener una buena comunicación, la administración de un equipo remoto puede ser un desafío.
¿Quieres saber la buena noticia? Reunimos siete prácticas eficaces que harán que tu equipo remoto funcione como una máquina bien aceitada.
El surgimiento de los equipos remotos
En primer lugar, veamos el surgimiento de los equipos remotos antes de tratar las tácticas.
En los últimos años, el número de trabajadores remotos aumentó de manera exponencial. Según Informe sobre el estado del lugar de trabajo estadounidense de Gallup, el 43 % de los empleados ahora trabajan de forma remota al menos una parte del tiempo y el porcentaje de empleados que trabaja de forma remota todo el tiempo es ahora del 20 %, en comparación con el 15 % de hace seis años.
Muchas industrias están viendo un aumento fuerte en la cantidad de trabajadores remotos y es probable que esta tendencia continúe. Los expertos predicen que, para 2020, 50 % de la fuerza laboral adulta global será remota.
Los beneficios de los equipos remotos
Habilitar empleados remotos tiene ciertas ventajas: el trabajo remoto permite que los empleados sean más autónomos y eficientes, y que realicen trabajos de alta calidad sin distracciones de oficina. Veamos con más detalle algunos de los beneficios de los equipos remotos.
Aumento en la productividad
Los trabajadores remotos tienden a ser más productivos debido al horario flexible, la falta de distracciones, la organización del trabajo en sus propios términos, la ausencia de tiempo de viaje y la automotivación para terminar más tareas en menos tiempo. Esto da buenos resultados: Cisco’s Internet Business Services Groupinformó un ahorro anual de 277 millones de dólares estadounidenses en productividad gracias a los empleados remotos. Según esa misma encuesta, el 69 % de los empleados dijeron que eran más productivos al trabajar de manera remota.
Mayor autonomía de los empleados
Se suele pensar que la autonomía equivale a falta de estructura, pero eso no es cierto. Dar a los empleados la libertad de tomar decisiones les permite hacerse cargo de su propio trabajo. Durante la administración de un equipo remoto, notarás que los empleados con mayor autonomía también muestran mayor responsabilidad. Es la naturaleza humana: cuando los empleados tienen mayor autonomía para terminar una tarea de la manera más cómoda, hacen todo lo posible para garantizar los mejores resultados.
Ambiente sin interrupciones
¿Viste cuando un colega aparece en tu oficina con una “pregunta rápida”? Luego te das cuenta de que pasó una hora y tienes tareas sin terminar que se acumulan en tu lista de pendientes. En la mayoría de los casos, el trabajo remoto implica que los empleados no tienen que lidiar con esas interrupciones que arruinan la productividad. En una encuesta de CoSo Cloud, se demuestra que, además de sentirse más productivos, el 30 % de los trabajadores remotos encuestados dijeron que logran más en menos tiempo, el 23 % estaban dispuestos a trabajar más horas y era menos probable que el 52 % se tomaran tiempo libre.
Aumento de la lealtad de los empleados
Según una encuesta de Owl Labs, el 74 % de los empleados dicen que la capacidad de trabajar de manera remota los haría menos propensos a dejar a su empleador. Según la misma encuesta, los trabajadores remotos dicen que es probable que permanezcan en su trabajo actual durante los próximos cinco años, un 13 % más que los trabajadores presenciales. Según Gartner, para 2020, las organizaciones que apoyan una cultura de “elige tu propio estilo de trabajo” aumentarán las tasas de retención de empleados en más del 10 %.
Ahorro de costos
La ventaja más obvia de tener equipos remotos es el ahorro económico del alquiler de oficinas, muebles, electricidad, tecnología y otros costos generales. Según CNN.
, permitir que un trabajador realice teletrabajo la mitad del tiempo puede ahorrarle a una empresa más de 11 000 dólares estadounidenses al año.
Dell comprobó que esto funciona, ya que está entre las 20 empresas principales que contrataron trabajadores remotos en 2019. En 2016, informaron 12 millones de dólares estadounidenses en ahorros anuales por la reducción en los costos de espacio de oficina. Parte de su compromiso con el espacio de trabajo remoto fue su objetivo de dar la opción de trabajar de forma remota por lo menos al 50 % de la fuerza laboral global de Dell para el año 2020. Hace poco, superaron su objetivo del año 2020, con el 58 % de los miembros del equipo que aprovechan la flexibilidad en su trabajo.
Prácticas eficaces para la administración de un equipo remoto
Ahora que conocemos los beneficios de los equipos remotos, pasemos a algunas de las mejores prácticas para su administración.
Lo primero que se debe saber es que, con las barreras de distancia físicas y culturales, tales como las zonas horarias, el multiculturalismo y los diferentes estilos de trabajo, los administradores deben esforzarse por construir una cultura atractiva y procesos coherentes para que los equipos remotos prosperen.
A continuación, se detallan otros aspectos para tener en cuenta:
1. Construye la pila tecnológica adecuada.
El uso de tecnología y software puede ayudar a tu equipo a rendir al máximo, sin importar dónde trabajen. Asegurar una infraestructura confiable, segura y bien equipada es la base de una colaboración fluida y un trabajo remoto efectivo. Por eso, asegúrate de invertir en la pila tecnológica que te ayudará a cerrar la brecha física. Con herramientas como voz, video, herramientas de colaboración en línea y software de intercambio de archivos, puedes asegurar que los miembros de tu equipo remoto tengan una experiencia laboral atractiva y productiva.
“Estamos en una sociedad posterior a la red y los equipos distribuidos son la nueva norma para cualquier negocio, no solo para la tecnología. Vemos una explosión de herramientas y técnicas para administrar la cantidad creciente de equipos distribuidos. Lo veremos más a medida que la idea de trabajo comience a salir del concepto industrial del trabajo de 9 a 5”. Om Malik, socio de True Ventures.
2. Concéntrate en la incorporación y la capacitación (y en la contratación de las personas adecuadas).
Durante la contratación de personal remoto, asegúrate de buscar personas que estén motivadas y que compartan la misma visión y los mismos valores que tu empresa. Para administrar un equipo remoto de manera efectiva, es importante aclarar las expectativas desde el principio. Asegúrate de que todos entiendan los objetivos de la empresa y pon en marcha un proceso de incorporación constante. Como parte de la incorporación, considera organizar una sesión de capacitación para cubrir los KPI, las expectativas, las descripciones de tareas y las descripciones de trabajo de los miembros del equipo.
“Contratamos personas que demostraron una cantidad anormalmente alta de energía y motivación intrínseca. Si tienen eso, no será necesario presionarlos ni decirles qué hacer. Se ocuparán y lo ejecutarán solos”. -Chris Ruder, CEO de Spikeball. Incluye a los miembros remotos del equipo en eventos y reuniones.
¿Qué puedes hacer para que los miembros remotos del equipo realmente se sientan parte del equipo? Incluye a todos en eventos y reuniones de la empresa. Mantenerlos en el ciclo de comunicación ayudará a reforzar su sentido de pertenencia, pero también los motivará a participar en la propuesta de ideas y las sesiones de lluvia de ideas de manera activa.
“Asegúrate de que todas las reuniones tengan una agenda clara y de que la propiedad sea clara antes y al final de cada reunión. No se habla en los pasillos cuando se trabaja de forma remota, por lo que es imprescindible optimizar la comunicación”. Casey Armstrong, CMO de ShipBob
4. Establece horarios de trabajo flexibles.
Según el Informe de estado de trabajo remoto de Buffer de 2019, el 40 % de los trabajadores remotos califican el horario flexible como el principal beneficio. Ser consciente de la diferencia de circunstancias y zonas horarias es la mejor forma de mostrar respeto y comprensión hacia los otros miembros del equipo. Permitir que las personas trabajen de forma remota para luego atarlas a un horario fijo puede ser, bueno… un poco contraproducente.
“Algo que creo que Buffer hace bien es ser consciente de las distintas energías que aportan las personas a las reuniones en zonas horarias diferentes. Una reunión a las 7, 11, 15 y 18 horas puede ser lo mismo para personas en zonas horarias distintas, pero puede tener diferencias drásticas en las mentalidades, los niveles de azúcar en sangre, etc.”. Carolyn Kopprasch, directora de proyectos especiales en Buffer
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5. Dedica tiempo para reuniones en persona como equipo.
Los encuentros cara a cara ayudan a generar confianza y a fortalecer las relaciones dentro del equipo. Por las ubicaciones diferentes, las personas que trabajan de forma remota a veces carecen de una conexión personal con los otros miembros del equipo. La mejor manera de superar este desafío es reunir al equipo al menos una o dos veces al año. Esto es importante sobre todo para los empleados nuevos, ya que tendrán la oportunidad de asociar los nombres con las caras y de conocer a los miembros de su equipo, lo que los ayudará a colaborar mejor.
“No puedo sobrestimar el valor y la importancia de reunir a nuestro equipo en persona dos veces al año. Es el pegamento que mantiene al equipo unido durante el resto del año”. Barrett Brooks, COO de ConvertKit
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6. Fortalece la cultura de la empresa.
Las organizaciones que fomentan un entorno virtual inclusivo son las que obtienen lo mejor de cada miembro del equipo. Cuando las personas comparten la misma visión y tienen valores similares, están listas para hacer un esfuerzo adicional a fin de terminar las cosas.
“Lidera con empatía. Las personas pueden estar atravesadas por factores políticos o medioambientales de los que no estás enterado porque viven a medio mundo de distancia el uno del otro. Haz de tu equipo un lugar seguro para que las personas puedan ser abiertas sobre esas cosas”. Marissa Goldberg, gerente técnica de producto en Analytics Fire
7. Simplifica la colaboración y la comunicación.
En un entorno de equipo remoto, uno de los elementos más importantes es la comunicación clara. El establecimiento de procesos y expectativas mejorará el rendimiento de tu equipo. Comunícate, haz un seguimiento y repítelo. No dejes que nada pase inadvertido.
“Cuando trabajas de forma remota, estar al tanto de los cambios o las actualizaciones de la empresa es crucial para tener una comunicación precisa. Hacemos los anuncios tres veces: A través de una herramienta de chat, por correo electrónico y en nuestra reunión quincenal”. Chathri Ali, director de crecimiento en ReCharge Payments
Administra tu equipo remoto con facilidad
Apoyar el trabajo remoto tienen muchos beneficios.
Sí, administrar equipos remotos a menudo requiere cambios culturales y tecnológicos, pero al mismo tiempo, brinda una gran ventaja competitiva y permite construir el equipo más fuerte con las mentes más capacitadas, sin importar dónde vivan.
Si hay algo que deberías sacar de esto, es que la mejor manera de administrar un equipo remoto es generar confianza, fomentar la comunicación y centrarse en la eficiencia mediante el uso de la tecnología.
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