Vielleicht kennst du die grundlegenden Dinge, die Gantt-Diagramme ausmachen. Dazu gehören Aktivitäten, Nachverfolgung von Projekten, gestapelte Aktivitäten, Projektverfolgung, gestapelte Balkendiagramme und Zeitleisten.
Aber wie definieren wir Gantt-Diagramme, und wann werden sie verwendet?
In diesem Blogpost findest du umfassende Informationen rund um Gantt-Diagramme. Wir zeigen, wie sie funktionieren, wie wir sie weiterentwickelt haben und wann sich ihr Einsatz lohnt.
Was ist ein Gantt-Diagramm?
Im Wesentlichen ist ein Gantt-Diagramm ein Balkendiagramm, das einen Projektplan über eine bestimmte Zeit darstellt.
Es hilft dir dabei, die gesamte Projektzeitleiste und sämtliche Meilensteine im Blick zu behalten. Mit staging-mondaycomblog.kinsta.cloud hast du die Möglichkeit, Ereignisse einfach per Drag-and-Drop zu verschieben. So sparst du Zeit und gibst dem Projektteam eine große Flexibilität.
Moderne Gantt-Diagramme neigen dazu, Abhängigkeiten zu haben (eine Aufgabe ist mit anderen verbunden). Sie können mehrere Teammitglieder, farbcodierte Aufgaben, Kalender und mehr enthalten.
Gantt-Diagramme: eine kurze Geschichte
Den Vorläufer von Gantt-Diagrammen erfand der polnische Ingenieur Karol Adamiecki 1896. Richtig bekannt wurden die Diagramme erst durch Henry Gantt, einem amerikanischen Ingenieur. Er entwarf um 1910 ein Balkendiagramm (aka ein Harmonogramm) für die Veranschaulichung eines Projektzeitplans.
Bevor es staging-mondaycomblog.kinsta.cloud oder Microsoft gab, mussten Projektmanager Gantt-Diagramme mühsam von Hand erstellen. Es kostete sie viel Zeit, weil sämtliche Änderungen manuell vorgenommen werden mussten.
Die zunehmende Verbreitung des Internets in den 1990er Jahren führte zur Weiterentwicklung der Gantt-Diagramme. Gegen Ende des Jahrtausends war das Gantt-Diagramm eines der am meisten eingesetzte Projektmanagement-Tools auf dem Markt.
Wofür werden Gantt-Diagramme verwendet?
Moderne Gantt-Diagramme (wie jenes von staging-mondaycomblog.kinsta.cloud) ermöglichen es Benutzern, Boards zu erstellen, Aufgaben hinzuzufügen, Teammitglieder ihren Aufgaben zuzuweisen und den gesamten Projektfortschritt von A bis Z einfach zu visualisieren.
Einer der Vorteile des Gantt ist, dass es sich für die gleichzeitige Verwaltung von mehreren Projekten, Teams und Budgets eignet.
In der westlichen Welt des 21. Jahrhunderts gibt es kaum ein Unternehmen, das Gantt-Diagramme nicht in einer Form für das Projektmanagement einsetzt. Unabhängig von der Unternehmensbranche dienen Gantt-Diagramme als Grundlage für Projektleiter und ihre Teams.
Was sind die Hauptbestandteile eines Gantt-Diagramms?
Obwohl jedes Gantt-Diagramm einmalig ist, ist die Grundlage jedes Diagramms eine X- und eine Y-Achse:
- Datum/Zeit: Das Datum und die Dauer jeder Aufgabe wird oft in Tagen/Wochen /Monaten angezeigt. Die Zeitspanne kann aber in Minuten/Stunden dargestellt werden. Der aktuelle Tag/die aktuelle Uhrzeit ist normalerweise hervorgehoben. Die Länge der einzelnen Rechtecke gibt die voraussichtliche Dauer der Aufgabe an.
- Aufgaben: Es gibt einzelne Aktivitäten (oder einzelne Aufgaben), die sich in verschiedenen Stadien der Vollendung befinden. Jede Aufgabe kann für sich allein stehen. Sie kann aber auch Teil eines größeren Aufgabenbereichs sein (beachte: Gruppen und Untergruppen).
- Verantwortliche/r: Dies ist die für die Aufgabe verantwortliche Person. Hinweis: Dies können mehrere Personen oder ein ganzes Team sein.
staging-mondaycomblog.kinsta.cloud bietet weitere dynamische Funktionen für die Weiterentwicklung von Gantt-Diagrammen:
- Status: Jede Aufgabe durchläuft bis zum Abschluss verschiedene Phasen. Der Status zeigt die aktuelle Phase der Aufgabe an. Zu den üblichen Statusphasen können beispielsweise „nächster Schritt“, „geplant“, „blockiert“, „zukünftige Schritte“, „Meilenstein“ gehören.
- Meilensteine sind die übergreifenden Aufgaben, die keine festgelegte Dauer haben. Sie markieren in der Regel das Ende eines bestimmten Projektabschnitts. Dies ist das Datum, an dem das Projekt abgeschlossen sein soll (also das Enddatum). Besteht dein Projekt beispielsweise aus 5 Phasen, könntest du einen Meilenstein für das Ende jeder Phase festlegen.
- Abhängigkeiten: Die letzte Hauptkomponente von Gantt-Diagrammen sind die Abhängigkeiten. Sie werden oft als Pfeile dargestellt und verknüpfen zwei Aufgaben miteinander. Viele Aufgaben können erst dann beginnen, wenn eine andere Aufgabe abgeschlossen ist.
- Die vertikale Linienmarkierung zeigt genau an, wo das Projekt zwischen dem Start- und Enddatum gerade steht.
Die Diagrammansicht von staging-mondaycomblog.kinsta.cloud erlaubt es außerdem, ganze Teams zu Aufgaben hinzuzuweisen. Es verfügt über leistungsstarke Funktionen für erfahrene Projektleiter. Gleichzeitig ist es so benutzerfreundlich, dass auch weniger erfahrene Projektleiter staging-mondaycomblog.kinsta.cloud für die Erstellung eines Gantts verwenden können.
Wie erstelle ich Gantt-Diagramme mit staging-mondaycomblog.kinsta.cloud?
Gantt-Diagramme sind der bevorzugte Weg für viele Projekte, speziell für die Planung und Durchführung agiler Projekte. Es ist wirklich einfach, deine eigenen zu erstellen.
- Melde dich an oder logge dich in deinem Konto ein. Erstelle ein neues Board und füge alle deine einzelnen Aufgaben hinzu.
- Füge eine Spalte „Zeitplan” zu deinem Board hinzu, so dass jede Aufgabe eine Zeitspanne erhält.
- Sobald du alle Informationen ausgefüllt hast, gehst du zu „Ansichten” und wählst die Zeitleiste oder Gantt-Ansicht.
Diese Schritte helfen dir, die Zeitachse deines Projekts zu sehen und zu erkennen, falls sich Aufgaben überschneiden. Du kannst dann einfach die Daten austauschen, bis dein Gantt fertig ist.
Häufig gestellte Fragen:
Was sollte ich als Manager über Gantt-Diagramme wissen?
- Anpassungsfähigkeit ist zentral
In vielen traditionellen Gantt-Diagrammen können unerwarteten Änderungen eine ganze Reihe von Projektabhängigkeiten durcheinander bringen. Solange dein System jedoch flexibel ist, kannst du all deine Projekt- und Teampläne nach Bedarf einfach anpassen.
- Ästhetik zählt mit
Konzepte und Pläne sind einfach verständlich, wenn sie visuell dargestellt werden. Deshalb sind Gantt-Diagramme so populär geworden.
staging-mondaycomblog.kinsta.cloud erlaubt es, Farben für aussagekräftige Gantt-Charts einzusetzen. Sie können für den Status oder die Gruppierung von Elementen eingesetzt werden.
- Arbeitspensen sollten parallel verwaltet werden
Wir haben bereits erwähnt, dass Gantt-Diagramme ursprünglich für Industrieprojekte verwendet wurden. Es gibt jedoch Möglichkeiten, das Ressourcenmanagement mit einzubeziehen. So stellst du sicher, dass die Arbeit gleichmäßig über dein Team verteilt ist.
Mit einer visuellen und flexiblen Funktionalität für das Arbeitspensum ist es einfach, Arbeit zu planen und neu zuzuweisen. Gleichzeitig kannst du deine langfristigen Projektziele einhalten.
Wann sollte ich Gantt-Diagramme verwenden?
1. Bei der Planung deines Workflows
Für die meisten von uns ist der Projektumfang und die Anforderungen leichter zu verstehen, wenn sie visuell dargestellt sind. Gantt-Diagramme bieten eine hervorragende Möglichkeit, eine visuelle Darstellung deines gesamten Projekts zu liefern.
Sobald du ein Layout für dein Projekt erstellt hast, wird klar ersichtlich, welche Aufgaben von anderen abhängig sind. Außerdem werden die Prioritäten und der Hauptfokus jedes Teammitglieds in jeder Projektphase klar erkennbar.
2. Bestimmung des kritischen Pfads
Die Methode des kritischen Pfades wird eingesetzt für die Bestimmung der längsten Abfolge von Aufgaben, die für den Projekterfolg unbedingt erledigt werden müssen.
Gantt-Diagramme sind dafür ideal. Sie ermöglichen dir eine schnelle Visualisierung der kritischsten und wichtigsten Aufgaben für einen pünktlichen Projektabschluss. Auch Hilfsaufgaben werden einfach dargestellt.
3. Zur Einschätzung und Festlegung von Deadlines
Kennst du erst einmal den kritischen Pfad deines Projekts, musst du Deadlines für jede einzelne Aufgabe festlegen. Mit einem klaren Überblick über den Projektzeitplan und alle notwendigen Deadlines können Projektleiter ihren Vorgesetzten und Stakeholdern genau Bericht erstatten.
Gibt es Alternativen zu Gantt-Diagrammen?
Gantt-Diagramme sind der Goldstandard von Projektmanagement-Softwares. Es gibt jedoch Alternativen, die von einigen Unternehmen bevorzugt werden.
PERT
Obwohl eine PERT (Program Evaluation Review Technique bzw. Programmbewertungsmethode) auch eine visuelle Darstellung eines Projekts ist, wird sie eher wie ein Netzwerkdiagramm dargestellt.
PERTs werden insbesondere für größere Projekte eingesetzt, die einen Projektplan auf hoher Ebene erfordern. Ihr Fokus liegt stärker auf Abhängigkeiten anstelle der Zeit bis zum Abschluss.
Kanban
Kanban-Boards sind geeignet für jene, die agile Arbeitsabläufe bevorzugen. In der Regel bestehen sie aus 3 oder 4 Spalten. Unter jeder Spaltenüberschrift befinden sich Karten (Aufgaben). Einer der Hauptvorteile eines Kanban-Boards ist seine Einfachheit und die übersichtliche Anzeige des Aufgabenstatus.
Zeitleisten
Zeitleisten bestehen im Allgemeinen aus einer einzigen Zeile und sind für einfachere Projekt-Gesamtübersichten auf hoher Ebene vorgesehen. Zeitleisten können Daten und Ereignisse anzeigen, eignen sich aber nicht für die Darstellung von komplexeren Abhängigkeiten.
Hinweis: Zeitleisten können Teil eines umfassenderen Gantt-Diagramms sein – flexibel, intuitiv und auf Personen ausgerichtet.
Aufgabenlisten
Eine Aufgabenliste (oder „To-do” Liste) ist die einfachste Funktion einer Projektsoftware. Aufgaben hinzufügen und sie als vollständig zu markieren, sobald sie fertig sind. Das ist die Grundlage des Aufgabenmanagements.
Wie passen WBS und agil zu Gantt-Diagrammen?
Der Projektstrukturplan (oder WBS) ist eine spezielle Methode, um große oder komplizierte Ziele in überschaubare Zwischenziele aufzuschlüsseln. Beim WBS wird die Zeit bis zur Fertigstellung nicht berücksichtigt. Für weitere Einzelheiten, schau dir unseren Schnellstart-Leitfaden an.
WBS ist oft die Grundlage für die Erstellung eines soliden Gantt-Diagramms. WBS stellt dar, welche Aufgaben (und Teilaufgaben) zu erledigen sind. Es wird jedoch nicht gezeigt, wann jede Aufgabe beginnt und wann sie endet.
Beginne mit einer hierarchischen Darstellung von Aufgaben und ihren Abhängigkeiten (WBS). Füge dann Gantt-Diagramm-Komponenten wie Zeit, Besitz, Status, Meilensteine, etc. hinzu.
Agil oder agiles Projektmanagement ist eine Projektmanagementmethode, die aus kurzen (1-3-wöchigen) Sprints oder Iterationen besteht. Dabei konzentriert sich ein Team auf eine kleine Anzahl von Aufgaben, die während eines bestimmten Zeitfensters erledigt werden müssen.
Du kannst den agilen Prozess leicht in jedes Gantt-Diagramm integrieren. Erfahre mehr dazu in unserem Beitrag 11 Schritte zur Implementierung des Agilen Projektmanagements in deinem Workflow.
Die wichtigsten Funktionen für eine Gantt-Diagramm-Software
Um dich bei der Entscheidung für eine Software zu unterstützen, haben wir hier einige Vorteile der staging-mondaycomblog.kinsta.cloud Gantt-Diagramme zusammengestellt:
Anpassung auf eigene Bedürfnisse
Mit staging-mondaycomblog.kinsta.cloud kannst du das Gantt-Diagramm filtern, sortieren und anpassen. Du kannst es nach Tag, Woche, Monat oder Jahr anzeigen.
Aktualisierungen einfach vornehmen
Mit unserer Gantt-Diagramm-Ansicht kannst du Elemente direkt auf der Zeitachse aktualisieren.
Geteilte Ansicht
Die geteilte Ansicht erlaubt die gleichzeitige Anzeige des Diagramms und des Boards, auf welchem die eigentliche Arbeit stattfindet.
An Web-Artikeln zu Vorlagen für Gantt-Diagramme und -Software herrscht kein Mangel. Es ist einfach, eine kostenlose (oder kostenpflichtige) Gantt-Diagramm-Vorlage und Lösungen zu finden. Allerdings sind nicht alle Vorlagen und Softwarelösungen gleich.
Die anspruchsvolleren Lösungen beinhalten:
- Verschiedene Diagrammansichten, damit du die Anzeige der Daten beliebig ändern kannst.
- Anpassbare Automatisierungen und Integrationen: Benachrichtigung aller Beteiligten über den Fortschritt.
- Filtern und Sortieren von Daten oder Suche mit der Symbolleiste, um Scrollen zu vermeiden.
staging-mondaycomblog.kinsta.cloud ist eine visuelle Lösung für alle, die auf der Suche nach robusten Gantt-Diagrammen sind und Projekte aller Größen in allen Branchen abwickeln möchten.
