Als Projektmanager brauchst du oft zwei zusätzliche Hände, um alles unter einen Hut zu bringen. Bei diversen Terminen, unzähligen Arbeitsschritten, verschiedenen Projektmanagement-Methoden, Projektabhängigkeiten und vielem mehr kann eine effektive Organisation der Schlüssel zu einem einfacheren und effizienteren Arbeitsablauf sein.
Diese 4 Vorlagen bilden kombiniert einen vollständigen Workflow, mit dem du jedes Projekt erfolgreich von Anfang bis Ende abwickeln kannst.
Projektgenehmigungsprozess
Das Board für Projektgenehmigungen hilft dir dabei, Projektvorschläge und -anfragen auf einfache Weise zu sammeln. Über die Option „Ansichten“ kannst du das Board als Formular versenden. So werden sämtliche Antworten innerhalb des Boards organisiert.
Mit dem Board kannst du den Genehmigungsprozess von „Neue Anforderungen“ und „In Bearbeitung“ bis „Genehmigt“ nachverfolgen. Nach der Genehmigung wird der Projektmanager zusammen mit dem genehmigten Projektbudget zugewiesen. Wenn du auf „Genehmigt“ klickst, wird ein Projekt in der Programmübersicht erstellt.
Projekt-Gesamtübersicht
Das Board für die Projekt-Gesamtübersicht beherbergt alle deine Projekte, die unter dieselbe Kategorie fallen. Wenn ein Projekt genehmigt wurde, wird es als Element unter „Bevorstehende Projekte“ erstellt.
Sobald das Projekt in die Planungsphase übergeht und der Status aktualisiert wird, wird ein brandneues Board erstellt. Dieses Board basiert auf einer vorab erstellten Vorlage. Sie hilft dir, jeden Aspekt dieses Projekts besser zu planen.
Projektplanung
Nachdem dein Projekt genehmigt wurde und du mit der Planung beginnen kannst, kannst du mit dem Board für Projektplanung deine gesamte Projektstruktur abbilden. Das unterstützt dich dabei, auf Kurs zu bleiben und dabei jeden einzelnen Schritt zu organisieren.
Erhalte wertvolle Einblicke über die Aspekte deiner Planung. Wo ist das Projekt dem Zeitplan voraus, und wo hinken die Dinge hinterher? Du kannst Automatisierungen verwenden für Abschlussdaten, Aufwandsmanagement, Budgetzuweisungen und die Projektverantwortlichen – und das alles an einem einzigen Ort.
Brauchst du einen schnellen Überblick über deine Projektzeitleiste? Wechsle zur Zeitleistenansicht. Sie zeigt dir das Gantt-Diagrammlayout deines Projekts an mit eindeutigen Markierungen für Meilensteine.
Programmrisikoregister
Zum Job eines Projektmanagers gehört auch die Nachbereitung von Projekten. In diesem Board wird die Risikoanalyse in allen Bereichen erfasst, sodass jeder Projektleiter von der Risikoanalyse anderer lernen kann. Die Wahrscheinlichkeit wird ermittelt durch eine gewichtete Berechnung von Wahrscheinlichkeit und Auswirkung. Der geschätzte Prozentsatz wird in der Spalte „Wahrscheinlichkeit“ links angezeigt.
Zusätzliche Formelautomatisierungen im Board ermöglichen es dir, den erwarteten Verlust auf der Grundlage der Wahrscheinlichkeit des Risikoeintritts und des vollen potenziellen Verlustbetrags einfach zu verstehen. Dein Status ändert sich basierend auf den von dir eingegebenen Informationen, zum Beispiel wenn die Reaktionskosten niedriger sind als der erwartete Verlust. Wenn die Antwortkosten jedoch höher sind, ändert sich der Status in „Nachverfolgen“.
Ein organisiertes System zur Verwaltung aller Aspekte des Projekts spielt für jeden Projektmanager eine wichtige Rolle. Es gibt einerseits die Möglichkeit, wichtige Projektinformationen auszutauschen. Gleichzeitig gibt es einen klaren Überblick zum Projektstatus zu einem bestimmten Zeitpunkt. Eine Projektmanagement-Software unterstützt Projektmanager dabei, ein geeignetes System zu entwickeln.
