Homeoffice: 10 Vorlagen für die Teamzusammenarbeit

Während der Coronapandemie haben immer mehr Unternehmen ihren Betrieb auf Homeoffice umgestellt. Homeoffice stellt Unternehmen vor große Herausforderungen.

Ein verantwortungsbewusster Umgang mit der Gesundheit der Mitarbeiter, und dabei gleichzeitig Unternehmensziele und Arbeitspläne einzuhalten, kann wie eine unbewältigbare Aufgabe wirken – insbesondere, wenn alles innerhalb weniger Tage eingerichtet sein muss.

Das staging-mondaycomblog.kinsta.cloud Team arbeitet seit einiger Zeit im Homeoffice. Das bedeutet für uns, dass wir uns noch stärker als bisher auf unsere Plattform verlassen und unmittelbar erfahren, wie wichtig transparente Kommunikation, eine klare Zuteilung von Verantwortlichkeiten und Zusammenarbeit für örtlich verteilte Teams sind.

Es bedeutet auch, dass wir unzählige neue Ideen haben, wie wir staging-mondaycomblog.kinsta.cloud noch Homeoffice-freundlicher machen können mit Integrationen, Updates und neuen Funktionen!

Als Teil dieser Bemühungen haben wir einige großartige neue Vorlagen für die Verwaltung von COVID-19-spezifischer Kommunikation und für tägliche Arbeitsabläufe erstellt, die jetzt dezentral stattfinden. 

Vorlagen fürs Homeoffice 

Unternehmens-Updates

Stellt euch das Board „Unternehmens-Updates“ als ein wöchentliches, monatliches oder vierteljährliches unternehmensweites Meeting vor, wo neue Versionen, Meilensteine und Glückwünsche geteilt werden. Jedes Element kann mit dem Namen des Teams (Marketing, Vertrieb, F&E) gekennzeichnet werden, Aktualisierungen für jedes Element werden dem Kommentarbereich hinzugefügt. Wenn alle Updates chronologisch protokolliert werden, kann jeder Mitarbeitende im Unternehmen den team-spezifischen Fortschritt verfolgen – ganz unabhängig davon, wo er oder sie sich gerade befindet.  

Teamzeit-Protokoll

Da es im Homeoffice kein Arbeitszeiterfassungssystem vor Ort gibt, informiert das Board „Zeitprotokoll“ die Personalabteilung darüber, wann die Mitarbeitenden mit der Arbeit angefangen und aufgehört haben. Jedes Element steht für einen Mitarbeitenden. Wenn sich die Person beim System anmeldet, startet der Timer und endet, wenn sie sich abmeldet. Du kannst leicht eine Zusammenfassung der in dieser Woche geleisteten Arbeitsstunden anzeigen oder nach Mitarbeitenden filtern. Wenn Mitarbeitende im Homeoffice nach Stunden bezahlt werden, hilft dieses gemeinsam nutzbare Board dabei, eine transparente Kommunikation über protokollierte Arbeitszeiten zu erstellen. 

Unternehmenskalender

Mit dem Board „Unternehmenskalender“ können Firmenveranstaltungen, Feiertage, Happy Hours und mehr organisiert werden. Dabei dient jedes Element als Ereignis, das nach Typ gruppiert werden kann. Dadurch erscheint jeder Ereignistyp mit seiner spezifischen Farbe in der Kalenderansicht. Für Teams im Homeoffice kann die Planung virtueller Happy Hours oder unternehmensweiter wöchentlicher Meetings eine wertvolle Gelegenheit sein, die Unternehmenskultur und die Motivation zu stärken.

Hinweis: Am besten lässt sich diese Vorlage in der Kalenderansicht nutzen.

Tägliche Teamaufgaben

Diese Vorlage hilft dir und deinem Team bei der Abstimmung von täglichen Teamaufgaben, um sicherzustellen, dass alle an einem Strang ziehen. Definiert eure Iteration (Tage, Wochen, Monate), um den roten Faden nicht zu verlieren. Du kannst die Aufgaben verschiedenen Teammitgliedern zuteilen. So wissen alle, wer welche Aufgaben erledigt. Die Statusspalte zeigt den Aufgabentyp und hilft bei der Organisation der anfallenden Arbeit. Und schon könnt ihr loslegen!

Profi-Tipp: Die Zeitleistenansicht bietet einen Gesamtüberblick über den Zeitplan der kommenden Woche. 

Anfragen von Remote-Teams

Das Board „Anfragen von Remote-Teams“ ist die perfekte Möglichkeit, IT-, Ops- und alle anderen Anfragen von Teammitgliedern zu sammeln und zu organisieren – unabhängig von ihrem Aufenthaltsort. Sende das Board als Formular an alle Mitarbeiter im Homeoffice. Sobald sie ihre Anfragen via Formular einreichen, werden neue Elemente im Board erstellt. Damit integrieren sich die Anfragen nahtlos in den Workflow. Offene oder häufig gestellte Fragen kannst du in einer Gruppe sammeln. Die Gruppe kann künftig als Ressource verwendet werden, wenn kein IT-Team zur Verfügung steht. 

Onboarding neuer Mitarbeiter

Das Onboarding eines neuen Mitarbeiters im Homeoffice bringt spezielle Herausforderungen mit sich – dabei kann man leicht den Überblick verlieren. Mit dem Board „Onboarding neuer Mitarbeiter“ stellst du sicher, dass das neue Teammitglied immer weiß, was wann zu tun ist. Informiere sie über die Erwartungen, weise ihnen Kollegen zu, die für Fragen zur Verfügung stehen, und verfolge die Fortschritte auf einem Board. Wenn du die Gruppen nach Arbeitstagen organisierst, wissen neue Mitarbeitende vom ersten Tag an, was sie erwartet. Du kannst jedem Projekt auf einfache Weise eine verantwortliche Person zuteilen. Dann ist immer klar, wer mit wem zusammenarbeitet, spezifische Zeitfenster für die Arbeit an Onboarding-Projekten können definiert und Links zu hilfreichen Ressourcen erstellt werden.  

Protokoll für persönliche Meetings (Führungskräfte)

Diese Vorlage eignet sich für Führungskräfte für ihre persönlichen Meetings mit ihren Mitarbeitenden. Die Vorlage hilft, den Fortschritt der Mitarbeitenden im Auge zu behalten und die zuletzt diskutierten Punkte zu überprüfen. Außerdem können Erinnerungen für darauffolgende Besprechungen gesetzt werden. Dieses Board sollte als privates Board abgespeichert werden. Es vereinfacht die Prüfung der Wachstumsstrategie von Teams und unterstützt Führungskräfte dabei, die Ziele und das Wachstum ihrer Mitarbeitenden im Auge zu behalten.   

COVID-19: Management-Vorlagen

Quarantänestatus von Mitarbeitern

In Zeiten mit hohem Risiko über die Gesundheit aller Mitarbeitenden auf dem Laufenden zu sein, hat für jedes Unternehmen höchste Priorität. Mithilfe unserer Vorlage für den Quarantänestatus behältst du den Überblick über Mitarbeitende, die einem Risiko ausgesetzt sein könnten. Basierend darauf kannst du fundierte Entscheidungen für die Gesundheit und Sicherheit der gesamten Belegschaft treffen. Aktualisiere die Kontaktinformationen, den Freigabestatus, das Startdatum der Quarantäne und vieles mehr, um sicherzustellen, dass du ein Gesamtbild über die Situation behältst. 

COVID-19 Kommunikationsplan

Da ständig neue Updates und Einschränkungen hinzukommen, ist es wichtig, Informationen in deinem Unternehmen klar und beständig zu kommunizieren. Mit dieser Vorlage kannst du alle wichtigen Mitteilungen an einem zentralen Ort zusammenfassen, sodass alle Mitarbeitenden über die Maßnahmen Bescheid wissen, die das Unternehmen für die Sicherheit trifft. Teile das Board in interne Diskussionen, Geschäftsrichtlinien und externe Kommunikationsmittel ein. 

COVID-19 Risikobewertung

Von abgesagten Veranstaltungen bis zur Neuausrichtung von Prioritäten – die Auswirkungen von COVID-19 sind in jedem Unternehmen spürbar. Diese Vorlage kann dabei helfen, die Reichweite und die Auswirkungen des Coronavirus zu verstehen. Nutze sie, um die Auswirkungen auf den Umsatz, den Zeitplan und den Projektverantwortlichen der betroffenen Initiativen zu beschreiben. Denn nur wenn ihr die Auswirkungen versteht, könnt ihr die besten Maßnahmen treffen.  

Für fast jedes Team ist die anhaltende Besorgnis um COVID-19 und die Verlagerung des Tagesablaufs ins Homeoffice eine einzigartige und unerwartete Herausforderung. Die in diesem Beitrag erwähnten Vorlagen können dir und deinem Team dabei helfen, den Erfolg und das Wohlbefinden des Teams aufrechtzuerhalten.